入力・編集で 困った 日付や通し番号を振るときや、同し内容のデータを何 度も入力するときに煩わしい思いをしていませんか ? 工クセルには、入力の手間を省くオートフィル機能、 コピー機能など、便利な機能が備わっています QI Q2 Q3 Q4 Q5 Q6 Q7 Q8 Q9 Q10 Q11 Q12 Q13 Q14 Q15 Q16 QV Q18 「 Ente 「」キーで横に移動 操作を元に戻す 複数のセルの選択 データの移動とコビー スマートタグ 手早くコビー 数式のコビー 通し番号を振る 表の全選択 セルの一部を直す 文字修正時のセル移動 オートコンプリート機能のオフ 貼り付けと挿入 貼り付け工ラー 行 ( 列 ) の挿入 表の崩 , 複数の吩の胤 行と列の入れ替え Q19 Q20 Q21 Q22 Q23 Q24 Q25 Q26 Q27 Q28 Q29 Q30 Q31 Q32 Q33 Q34 Q35 ウインドウの分割 行 ( 列 ) 見出しの固定 表の端まで移動 行 ( 列 ) の非表示 行 ( 列 ) の再表示 名前の変更 新しいシートの作成 シートの順序の入れ替え 表示シートの切り替え シート見出しに色をつける ウインドウの整列 新しいウインドウを開く シートを並べて比較 置換 空白の削除 入力規則 入力規則の解除

152 大きな表を 1 枚の用紙に印刷したい 137 153 印刷サイズを変えるには ? 137 154 別シートのふたつの表を 1 枚に印刷できるの ? 138 155 不要な項目は印刷したくない 139 156 2 ページ目以降も項目名を入れたい 140 7 表の上下に書類名やページ数を入れたい 141 158 ペーシ設定を繰り返したくない 142 159 モノクロたとグラフが見えづらい 142 入力・編集で困った 17 書式で困った 39 とにかく困った 143 160 ほかのソフトのデータを利用したい 144 161 テキスト形式の名簿を工クセルに読み込みたい 145 162 長めの文章を入れるには ? 146 163 表のひな型をつくっておきたい 147 164 ホームページの表を流用できる ? 148 165 クリックするとホームページが開いてしまう ! 149 166 なぜか列番号か変わってしまった ! 149 7 関連ファイルや情報をすぐ開きたい 150 168 表にコメントを入れておきたい 151 169 ファイルを開いたたけで保存画面が出る 152 170 もらった表の枠線が見えない ! 152 未入力セル内の「 0 」が目障り 153 2 どこが変更されたかわからない 154 173 ほかの人にテータを変更されては困る 155 174 ひな型シートを複製したい 156 175 1 枚のシートのみ人に渡したい 156 176 一部のシートを隠せる ? 157 7 ほかの人にファイルを見られたくない 157 困ったときの 機能 & 用語索引 * 本書の画面に掲載されている個人名・会社名等のデータは編集部が独自に 作成した架空のもので、実在の人物・団体等とは一切の関係がありません。 グラフで困った 65 数式・関数で困った 89 ァータヘースで困った 117 印刷で困った 133 158 とにかく困った 143

8 表にコメントを入れておきたい A 「コメント」機能を使うのカ利です して、注釈を書き込める機能です。設定 ひとつのファイルを複数のメンバーで利 方法は次の通りです。 用している場合、シート上に説明や意見を まず、コメントをつけたいセルを右クリ 付加できると便利です。表の欄外のセルに ックして、 ( ① ) メニューから「コメントの 文章を入力する手もありますが、あまりス 挿入」を選びます。すると、そのセルから マートな方法とはいえません。こういうと 引き出し線がイ申びたコメント画面が現れま きには、「コメント」機能を用いましよう。 す。こに、文字を入力します ( ② ) 。 コメント機能とは、個々のセルを対象に ただし、挿入したコメントが邪魔をして 表が見にくくなる場合もあります。そんな コメントを挿入する ときは、右クリックメニューから「コメン トを表示しない」を選びましよう。コメン 1 商品別売上一覧 2 トは非表示になりますが、コメントを挿入 日 .98 したセルがわかるように、セルの右上に赤 10.38 1 7 50 2 い三角マークがつきます。この三角マーク 10 1 1 2 ′ 1 20 のついたセルにポインタを置くと瞬時にコ メントが表示されます ( 3 ) 。 なお、「表示」メニューから「コメント」 を選ぶと、すべてのコメントの表示 / 非表 示が一度に切り替えられます。 ・種商商商 種商商商商商 」コビー 0 貼り付け 形式を選択して貼り付け… 揮入 数式と値のグ退 ) 」コメントの物入 . ヤセルの書式設定 ( E ) ~ セルを選択し、右クリックメニューから「コメントの挿 入」を選びます。 コメント画面に文字を入力する 1 商品別売上一覧 2 36 ′ ) 日 00 3 を 000 1 0 ′ 30 ) 4 25 用 00 1 7 尸 50 5 1 ー 1 .200 10.500 6 1 9 1 ( 2 1 20 7 文字を入力 上一覧 右クリックメニューから「コメ 日 000 00 36 を ントを表示しない」を選ぶと、 1 ′ 200 10.300 5 ′ 05 ) コメントが非表示になり、赤 14P00 1 7 日 50 を日 00 い三角マークがつきます。そ 1 マ 1 00 1 1 ノ 200 1 0 ′ 500 のセルにポインタを置くと、コ 6 900 1 9 1 00 2 1 20 メントが表示されます。 「コメントの挿入」 をクリック 0 できた 0 0 0 22 00 1 1 00 2 町 20 0 第 900 pasoTaro: 36 000 目桧逹成 今季最高売上 5 000 25 00 1 1 200 1 町 1-00 ー・′ pasoTaro: とにかく困った ~ 尸 ~ 1 マ 1 〔 22 00 6 900 28.120

日本語と半角英数を切り替えるのが面倒 A 「データの入力規則」であらかじめ入力モードを設定しておきます 入 カ 編 で っ 入力モードを選ぶ 表の作成前に、「日本語入力」タブで各 項目の入力モードを設定しておくと、入力 作業がはかどります。 まず、入力モードを設定するセル範囲を 選択して「データ」メニューから「入力規 則」を選びます。現れた画面の「日本語入 力」タブを選び「」をクリックして目的 の入力モードを選びます。漢字やひらがな を入力するなら「ひらがな」、半角英数字 ならば「オフ ( 英語モード ) 」または「半 角英数字」を選びます。設定後、入力モ ードを指定したセルをクリックすると、自 動的に入力モードが切り替わるようになり ます。 設定入力時メッセージ工ラーメッセージ日本語入力 データの入力規則 半用英数字 全用英去 半角 全角カタカナ ひらがな 無効 オフ偀語モード ) 日本語入力 ( IME すべて男ア 0 がななども指定できます。 半角英数字だけでなく、全角英数字やカタカナ、ひら A 「データの入力規則」で「すべてクリア」を押します 設定した入力規則を解除するには ? Q34 で紹介した入力規則の機能は便利で すが、逆に設定した入力モードか不要な場 合もあるでしよう。というのも、「データ の入力規則」を設定してあるセルをコピー すると、コピー先にも同様の設定か適用さ れるからです。 解除方法は、設定を解除したいセル範囲 を選択したあとで「データの入力規則」画 面の「設定」で「すべてクリア」をクリッ クして「 OK 」を押します。すると、入力 規則が解除されます。どのセルに入力規則 を設定したかわからなくなった場合は、 Q9 の方法で表を全選択してからこの操作 を行ってください。 データの入力規則 入力値の種類 ( & を条件の設疋 詼 - 正 時メッセージェラーメッセージ日本語入力 ツネト〕こ : 〕 : ここ : こ : こ〕を ] 曰空白を無視する⑧ データ 元 曰ドロップダウンリストカち選択する i 「すべてクリア」をクリック ロじ入力肋殳定されたすべ ( のセルに変更を適用する すべてグ丿ア 0 亠ー 「データの入力規則」画面の「設定」タブで「すべてクリア」 を押すと、すべての入力規則カゞ解除されます。

ー 95 グラフの一部たけを使いたい A 非表示にしたい行・列を選び右クリックメニューで「表示しない」を選びます たは列を選択します。次に、 Q22 で解説 こに 1 ~ 6 月の顧客数の棒グラフがあり した要領で、選択した行または列を右クリ ますが、 4 ~ 6 月だけの棒グラフを提出しな ックし、メニューから「表示しない」を選 ければなりません。もう一度、新しいグラ びます ( ① ) 。すると選択していた行 ( ま フを作成するのは面倒です。こんなとき、 たは列 ) がすべて隠れました。 もとのグラフを活用する方法があります。 これと同時に非表示にしたデータ部分 データを非表示にすれば が、グラフから取り除かれます ( ② ) 。た グラフも連動 だし、この方法では一時的に非表示にして まず、グラフのもとになっている表の中 いるだけなので、非表示にしているデータ で、不要な項目の行 ( 例では 1 ~ 3 月 ) ま 部分が今後も不要であれば、非表示ではな く、消去してください。 なお、グラフをもとに戻すには、非表示 グ フ になっている行 ( または列 ) を再表示しま フ で す。この場合、非表示の行 ( または列 ) を またぐように選択します。②の場合では、 つ た 2 行目と 6 行目を選択します。そして、右 クリックしてメニューから「再表示」を選 ぶと、非表示にしていた表とグラフがとも にもとに戻ります。 ②グラフからデータが取り除かれた 1 支店月客数 合計 2 年度 : ~ ー市東京は阪 6 4 月 4 30 L080 7 5 月 5.320 1 フ 50i 4290 9 ■東京 ロ大 0 5 月 5 月 4 月 3 月 2 月 ①不要なデ ータを非表示にする 1 支店月客数 2 2 月 6 4 月 1 2.650 ー 1.68 1. 0 1.80 1 工 1 フ 501 158 1 ノ 650 1 第 20 1250 1 ッ 08 2. 0 15 如 コビー 0 貼り付けの 2 ′ 550 1 ′ 68 2. 0 1540 1.650- 1.52 の 1250. 形式を択し ( 點り付け・一 10 13 16 「表示しない」 20 をクリック 非表示にした 1 ~ 3 月のデータ部分がグラフからも消 もとになる表内で不腰なデータを選択し、右クリック えました。再表示するともとに戻ります。 メニューで「表示しない」を選択します。 式上値のア⑩ 包効書鼬貨定 ( E)- 表〒しない ( 印 ロ札 ロ大販 0 0 1 月 2 月 3 月 4 月 5 月 6 月 6 月 5 月

抽出後のデータも計算できる ? A 抽出した値のみを対象にして計算できます この「 SUBTOTAL 」には、「集計方法」 オートフィルタで目的のデータを抽出 と「範囲」という、ふたつの引数が膨で 後、抽出したデータの合計や平均値を求め す。前者の「集計方法」には、 1 ~ 1 1 の番 たいこともあるでしよう。こうしたときは、 号のうちひとつを入力して、「平均 ( 1 ) 」 「 SUBTOTAL ( サプトータル ) 」関数で、 「データの個数 ( 2 ) 」「最大値④」「合計⑨」 抽出したデータのみを対象に、各種計算を こでは、「オート SU などを指定します。 行えます。 M 」を選んだため、数式バーの関数式に 自動的に「 SIJBTOTA 凵関数が適用 「合計」にあたる「 9 」が自動的に入力され ていることに注目してください。 まず、オートフィルタを実行して、目的の では、「 E 猷 e 司キーを押してみましよう。 データのみを表示しましよう。そして、集 すると、抽出されているテータの値の合計 計したい列の最下行のすぐ下のセル ( ①で が表示されました ( ② ) 。 は D26 セル ) を選択し、ツールバーの「オー また、いったん、「 SUBTOTAL 」の設 ト SUM 」ボタンをクリックします。する 定を行うと、右図下のように、抽出条件を と、選択したセルに自動的に「 SUBTOTA 変更しても同様の集計が行われ、適切な計 L 」が入力されて、計算範囲も自動的に選 算結果が得られます。 択されます。 ② 集計方法を指定する 「 SUBTOTALJ 関数を入力 =SU8TOTAL(). D3・D25) 6 0 ツルデータウインめ 明細 「オート SLJM 」 商品 液晶テレビ 1 月 7 佐藤 1 月 7 日准藤 冷蔵直 、△蔵庫 1 5 . 一一一 .1 月 1 日 1 佐藤 26 27 SUBTOTAL 関数の最初の引数「 9 」は、「合計」を意 味します。 抽出条件を変えても関数式は有効 1 売上明細表 担当 商ロ 仕 2 1 4 印高橋 テレビ 4 1 5 日高橋 晶テレビ 8 1 5 日 , 高橋 9 1 月 7 日高橋 帰除 1 1 0 日 . 高橋 玲蔵庫 ロ M 諸 0S0 Excel ー B00kl-xls 2 をクリック 上明細 担当者 日 2 980R ート SLIM 液晶テレ 蔵直 冷蔵直 藤藤藤 マ日日 1 , 1 ・ 7 ・ 月 1 〔 830 : 98 , =su 日 TOTAL(9 6 ス 28 で データを抽出した表でセルを選び、「オート SUM 」ボタン 困 を押すと、自動的に「 SUBTOTAL 」が入力されます。 た 上高 14400R 590X ー 27d 僕 O 75 0 360 26 27 担当者を変えて抽出したところ、売上高の合計額が変 わりました。

表中の「今日」がひと目でわかれば便利 A 「条件付き書式」に「 TODAY 」関数を組み合わせます が現れたら「フォント」タブをクリックし、 スケジュール表などで、作業当日の日付 がひと目でわかるようにするには「条件付 こでは文字の色に「赤」を選びます。この き書式」を利用します。 箇所の詳細な設定方法については、 Q66 を まず、日付が入力されている列全体を選 参照してください設定を終え℃ K 」ボタ 択して「書式」メニューから「条件付き書式」 ンを押すと、②の画面に戻るので℃ K 」ポ を選びます ( ① ) 。画面か現れたら、「条件 1 」 タンを押します。すると、作業当日の日付 の左端の欄から順に「セルの値が」「次の値 の表示が赤色になります。 に等しい」と設定し、右側の欄に「 =TODA TODAY はあくまでも「本日」の日付を特 Y ( ) 」と入力します ( ② ) 。つまり、「セルの値 定します。したカちて、翌日、この書類を開 が今日の日付と等しい場合」と設定します。 くと、今度はその翌日の日付が赤色になり ます。 作業当日の日付の色を変える なお、この日付は画面右下の時計表示を 次に、条件に合致した場合に実行するセ クリックすると現れる「日付と時刻のプロ 丿書式を設定します。②の画面で「書式」 / ヾティ」の値が反映されます。日時が合っ ボタンを押して、「セルの書式設定」画面 ているか確めておきましよう。 0 「条件付き書式」を選択する 1 : 当カイル ( E ) 編集表示揮入書式 0 ツールデータ 0 ウインドウ セル 0.. 0t 小 1 E , 圸 行⑧ 三 MS P ゴシック 列 0 日にち シト⑧ 2 月 1 日 条件付き書式 0 ~ 2 月 2 日 2 月 3 日 木 2 月 4 日 金 土 「条件付き書式」 2 月 5 日 2 月 6 日 をクリック 2 月 7 日 2 月日日 作業日の日付を探す関数式を入力 条件 1 ① の値ーの値にし、 に使用する書 ロ Microsoft ExceI ースケラ 1 ール . xls できた 数式・関数で困った 2 月 4 日 2 月 5 日 土 2 月 6 日 2 月 7 2 月 8 日 2 月 9 日 2 月 1 0 木 2 月 1 1 金 スケジ 日付の列を選択して、「書 式」メニューから「条件付 き書式」を選択します。 ② 条件付き書式の設定 条件に「セルの値が」「次の値に等しい」を選 ーーび、「 =TODAY() 」を入力します。「書式」 をクリックしてフォントの色に「赤」を選びま [ 》〕巨壓コ匚コ区ル〕 す。

リックし、同様の操作を行います。 「統合元範囲」の その結果、「統合の設定」画面は 3 のよ 指定を繰り返す うになります。「統合元」に、「 1 月」「 2 月」 続いて、「統合元範囲」の入力欄を再度 「 3 月」の 3 枚のシートのセル範囲が指定さ クリックします。そして、今度は「 2 月」 れたわけです。シート名こそ異なるものの、 シートのシート見出しをクリックすると、 指定されているセル範囲は同一であること 「 2 月」シートが画面に表示されます。 B3 に注目してください。 から B7 のセル範囲が選択され、「統合元範 では、この状態で「 OK 」ボタンを押し 囲」に「 2 月」シートの指定範囲が表示さ てみましよう。すると見事、 3 枚のシート れたら「追加」ボタンを押します。 の合言直が「合計」シートに表示されまし さらに、「統合元範囲」の入力欄をクリ た。これはまさに、シートを貫く「串刺し ックし、「 3 月」シートのシート見出しをク 計算」ですね。 各シート上の統合元範囲を指定する ヨ方イルの表示物入書式 0 ツールデータウインヘルプ 2 : 店編 3 : 東京駅店 1 .545 4 新宿東ロ店 3 国 5 5 新宿酉ロ店 3 72 1 1 185 9 8 9 こ物地「。を。化。 0 い - 宿売上一覧表まに 「追加」をクリック 合の論定 数式・関数で困った 1 月昨 1 店戸院上一 合の基 口上テ ロ左列 ロ紙合元データど丿ンりする 統合元となるシートとそのセ ル範囲を指定します。「 1 月」シ ートのセル範囲を指定した ら、「追加」をクリックします。 月 月 匚 : 亘 = Ⅱこコ 舞院上一 第計の方法 ) マ - ~ 店各 - 3 月 3 】東京駅店 紙合元 - ( 砂 1 ー 4 ー新宿東ロ店 を , 新宿西口店 31 因 .38 6 1 11 I) 1 爿ド日ロ 7 8 717 7 ー統合元となる「 1 月」「 2 月」「 3 8 統言の基準 9 口上ラ CD 月」、それぞれのシートのセル ロ左ル ロ統合元デ・ - タどルりする ) 範囲を指定できました。「 OK 」 [ 二コ匚第いコ ボタンを押すと、「合計」シー トに集計されます。 統合元の指定が完了した 三フ′イルの表物入の書式 0 ツール (I) データウインヘルプ凹 こ。第 0 いを“ー広別応上「・覧表議 統合の論定 統合元が指定された NUM

9 表を簡単に全選択したい A シート左上隅をクリック、または、「 c ⅵ」十「 A 」を押します シート自本を手つ取り早く全選択するに 入 カ 三当方イル〒物入書式ゆツールデータ 0 ウインめ は、シートの左上隅をクリックします ( 図 ) 。 また「 CtrI 」十「 A 」キーを押すことでも、 三 MSPI シ朸 日付 で シート当本を素早く選択できます。 日付 商品名数量 単価 売上高 困 1 月 12 日掃除機 2700R 一方、シート全体ではなく、シート上につ 1 . 0. 僕 つ 1 月 1 2 3 〔 0 僕 た 1 月 1 2 左上隅をクリック 1 .8900R くった表全体を選択する方法もあります。 2.7 ). 0 : 0 1 月 12 0. C ( 0 1.440. CÄI) 表内のどこかのセルを選択して「 ct 羽十 1 月 12 日テレビ 80.0 ー 1.20 〕工 0 ) 1 月 1 2 日テレビ 120. 〔 ( 0 2.7600R 「 * 」キーを押すと一発で表全体を選択で 1 月 1 5 日冷蔵庫 900R 270. 1 月 1 5 日羚蔵庫 900R 630. 1 月 15 日揺除機 90 工 ( 990. 〔 きます。ただし、「 * 」キーはテンキーのも 1 月 15 日冷蔵庫 300R 540. 0 1 月 15 日冫令蔵庫 90 工 0 ) 1 .980. 〔 0 ) のを使います。 1 月 15 日掃除機 300 ) ) 690 ′ 1 月 22 日冷蔵庫 900R 270 工 0 ) 1 月 22 日掃除機 30. 90. シート全体の選択は、シート ち 左上隅をクリックするか、℃ t + 「 A 」。表全体を選択する には℃ trl 」 + 「 * 」を押します。 こ Microsoft ExceI 一日 001. xls 4 四 3 7 1 3 3 0 セルの一部を直したい A ダブルクリックまたは「 F2 」で、セルを編集状態にします セルをダブルクリックして編集状態にす 「 Backspace 」キーで不要な文字を削除し れば、目的の箇所のみ修正できます。また、 たりできます。また、マウスで文字列の一 「 F2 」キーを押すことでもセルを編集状態 部を選択し、ほかの文字に置き換える作業 にできます。 なども、ワープロソフトの場合と操作は同 セルを編集状態にすると、セル内でカー 様です。 ソルが点減します。あとは通常のワープロ この方法以外にも、修正したいセルを選 ソフトの要領と同じです。カーソルを所定 択後、数式バーをクリックして、データの の位置に置いて文字を挿入したり、 一部を編集するやり方もあります。 2000 2000 2001 2C01 2 ( )02 2002 2004 2034 2004 2C04 20C5 2005 2 〔 6 2006 Ctrl または F2 ダカレクリックま たは、「 F2 」キー を押してセルを 編集状態にし、 データの挿入や 削除を行います。

はしめに困った 列や行を選択するには ? A 行ラベル、列ラベルを選択します 工クセルでは、一度に選択できるのはひ 列を選択するには 列ラベルをクリック とつのセルだけではありません。 1 列全体 や 1 行全体の他、特定範囲も選択できます。 三』フ , イル ( E ) 物集表示 入書式ツールテータ 以下、その方法を紹介しましよう。 P ゴシ まず、列本を一度に選択するには、列 01 角 A 日 0 ラベル ( アルファベット部分 ) をクリック 1 4 ~ 6 月店舗別売 一覧 2 します。すると列 ( 縦の並び ) 本が一瞬 3 1 ー 225.08 1 50 ′ 000 65 ′ 000 日み 000 4 3 ヨ・ 238.08 1 60 ′ 000 240 ′ 000 124.80 のうちに選択状態になります ( 上図 ) 。 5 、・ト 130.08 205 ′ 000 80000 9 み 000 6 593.80 515.000 3 日 5.000 38 ′ 08 同様に行ラベル ( 数字部分 ) をクリック 7 してみましよう。今度は行 ( 横の並び ) 全 体を素早く選択できます ( 中図 ) 。 また、複数行をまとめて選択したい場合、 まず先頭の行ラベルを選択します。そして、 マウスのボタンを押したまま、マウスをド ラッグします。そのまま、最終の行ラベル までドラッグしたら、ボタンを離します。 すると、ドラッグした範囲の行がすべて反 転し、選択状態になります。 次に、特定範囲の選択ですが、こちらで もマウスによるドラッグを用います。まず、 範囲選択したい先頭セルを選びます。そし て、最終セルまでマウスをドラッグします。 すると、ドラッグした範囲のセルをすべて セルを範囲選択するにはドラッグ 選択できます ( 下図 ) 。 ; 当ファイル物集 0 表示揮入書式 0 ツール 以上で説明した方法は、行列や範囲選択 三 MS P ゴシ の基本です。もちろん、これ以外に便利な 角 225000 4RX40 選択方法がたくさんあります。例えば、離 A 日 0 1 4 ~ 6 月店舗別売上一覧 れた行や列、範囲を選択する方法 ( Q3 ) 、 2 3 ' 第 225200.- 150.08 65.80 日 7.000 シート全体を選択する方法 ( Q9 ) などがそ 4 : 1 : : 238.000 う .0 つ 0.240.000 1 24 ′ 000 5 ′第こ 130.000 205.000 発 00R. れです。 97.000 6 セルやセル範囲、行や列の選択は、工ク 7 セルの基本中の基本ですから、操作方法を しつかりと覚えておいてください。 困った . 上 ~ 月月月計 - 4 」、 6 人口 ロ Microsoft ExceI 一日 00k1. xls ↓ 行を選択するには行ラベルをクリック ! 当カイル 0 集表示揮入書式 0 ツールデータ 三 MS P ゴシック A4 A 日 0 1 ーーー 4 ~ 6 月店舗別売上一覧 2 ロ Microsoft ExceI ー B00k1. xls F E 1 3 切 08 205.000 日 0P00 97.000 08 515.000 3 日 5. 30 日 .80 ロ Microsoft Excel ー B00k1. xls 「ドラック 0