データベスで 困った データをたくさん集めたものの、表にまとめて終わり、 ではもったいない ! 工クセルなら分析作業も楽々。 並べ替えたり、特定の条件ごとに抽出したりしてデ ータベースを有効に活用しましよう。 ド Q146 シートの連動 QI 45 一部のデータたけ隠す QI 44 不揃いな表記での抽出 Q143 抽出後の計算 QI 42 複数の条件で抽出 トップテン Q140 特定のデータを抽出 QI 39 重複データの洗い出し Q138 「姓」と「名」を合わせる Q137 「姓」と「名」に分ける QI 36 ワイルドカード文字 QI 35 データを検索する QI 34 べ替えの順序を登録 Q 133 データの横方向への鼓べ替え QI 32 結合セルを含む並べ替え タイトル行を除く並べ替え QI 30 複数の条件で並べ替え Q129 データのべ替え Q141 Q131

データを並べ替えたい A ツールバーの「 ~ 並べ替え」ボタンを使います データの並べ替えは、ツールバーの「昇 を発揮します。ボタンをクリックするだけ 順で並べ替え」「降順で並べ替え」ボタン で、名簿などの名前を五十音順、またはそ を使います。 の逆順に並べ替えられるのです。 左の例は「金額」の数値を大きい順に並べ これは、工クセルで文字を入力する際、 替えるところです。この場合、 D 列内のい 読みも同時に記憶されるためです。したが ずれかのセルを選択してツールバーの「降 って、ほかのソフトで作成したファイルか 順で並べ替え」ボタンを押します。すると、 らコピーした文字には基本的に読みの情報 「金額」の数値が大きい順にデータが並び は含まれないので、五十音順での並べ替え 替わります。逆に「昇順で並べ替え」を押 ができません。この場合、 Q47 でふれた方 すと、数値の小さい順に並べ替えが実行さ 法で、ふりがなを新たにつけ加えてくださ い。そうすれば、データの並べ替えが可能 れます。 この並べ替え機能は、数値以外にも威力 になります。 数値が大きい順に並べ替え - 物 E , 2 い衂 1 Ctrl ¥ 2 , 550 V2.050 Ⅵ月 20 Ⅵ 750 ¥ 1 フ 50 Ⅵ .720 Ⅵ .680 Ⅵ .650 V1,60 VI 第 540 VI .520 VI .5 〔 Ⅵ工 0 VI 第 C60 Y840 ¥ 1 . C90 ¥ 840 Ⅵ第 C60 VI .750 V1,5CO V2.550 Ⅵユ 50 V2. ( )50 Ⅵ .540 V2.650 Ⅵ第 680 VI .720 Ⅵ .650 YL520 4 つ ¥ 1 工 60 Ⅵ工 0 Ⅵ′ 520 Ⅵ第 540 Ⅵ .6W Ⅵ第 650 Ⅵ .680 Ⅵフ 20 Ⅵフ 50 Ⅵフ 50 Ⅵ .8 〔 ¥ 1 .820 V2 工 EO V2 ′ 550 V2.650 A 値の小さい順に並べ z 値の大きい順に並べ A Z る「昇順で並び替え」 る「降順で並び替え」 元の順番に戻したい ときは、「 C t 「冂キー と「 z 」キーを同時に 押します。ただし、 並べ替え後にファイ ルを保存してしまう と、元に戻りません。 データヘースで困った

横方向の並べ替えができない A 「並べ替え」画面の「オプション」を利用します 「方向」にある「列単位」 ( 要するに横方向 ) ェクセルの並べ替えは、縦方向 ( 行 ) が を選びます ( ② ) 。「 OK 」ボタンを押すと、 基本です。横方向 ( 列 ) で並べ替えたい場 「並べ替え」画面に戻るので、「最優先され 合、「並べ替え」画面の「オプション」を るキー」を確認してください。表の項目名 利用します。 ではなく、行番号が表示されます。 左上図の表で、東京から福岡までの列を 合言直の大きい川頁に並べる場合、まず、デ こで、並べ替えの基準とする項目の行 を選び、さらに昇順か降順かを選んで、 ータを並び替える範囲内のセルを選択し ℃ K 」ボタンを押しましよう。「最優先さ て、「データ」メニューから「並べ替え」を れるキー」で「 6 行目」と「降順」を設定 選びます。画面が表示されたら「オプショ ン」ボタンをクリックします ( ① ) 。 すれば、「合計」の数値が大きい順に並び 替わります ( 3 ) 。 「並べ替えオプション」画面か現れるので、 並べ替える方向 を設定する 並べ替え川第序の指定但 ) 標準 ロ大文字と小「列単位」に チェックを入れる 方向 行単 0 列単位 〇ふりがなを使う・ 〇ふりがなを使わない⑧ 亠ー 横方向に並べ替えられた 「オプション」を 3 番目に先されるクリック 日 1 4 ~ 6 月店舗別売上一覧 〇昇川 〇隱川自 0 3 " ー 1 22 80 に一 1 ー 50.000 65 , P00 8 乙 80 データ範の先頭行 4 まー 23 日 .000 ー 1-60.08 240.000 90P00 〇タトル行⑧〇データ 5 を習 130.000 」 120.000 日 0.000 9 乙 000 6 593 第 000 。 430.000 3 日 5.000 274 000 オプション ). 亠ー 7 「合計」を基準にして、横方向に並べ替えられました。左から大 「並べ替え」画面が現れたら「オ きい順に並んでいます。 プション」ボタンを押します。 並べ替えオプション ② ~ 6 月店舗別院上一 65.08 150 工 ( 0 日 1.80 225. 1 4 16000 ) 90.80 23 ー 240.30 5 を丁 120. 鰤 97 ッ 000 130 ℃ 800R 593. 3 日 5 工 0 ) 430.00 ) 2740 つ 0 6 0 「オプション」を選択 「方向」を「列単位」に 設定します。これで 横方向に並べ替えら れます。 並べ替え 最俍先されるキー 東京 2 番目に優先されるキー 〇昇川自 ( 合 ) 〇陽川自 0 データヘースで困った 0 商品各一 . 大阪ー東京福岡ー 0

タイトル行も並べ替えられてしまった ! A 「タイトル行」を除外する設定をしてからべ替えます 並べ替えでは、通常、表の先頭行はタイ トル行として、並べ替えの対象外になりま 最優先されるキー す。ところが場合によっては、タイトル行 〇昇川自 ) も一緒に並べ替えられてしまうことがあり 〇隱川自 0 2 番目に優先されるキー ます。こういう場合、「 Ctrl 」十「 z 」キ 〇昇川自 0 ーを押して、表の並びをもとに戻します。 「タイトル行」に その後、 Q130 と同様の手順で、「並べ替 チェックを入れる え」画面を表示し、「データ範囲の先頭行」 〇隱川自 0 で「タイトル行」を選択し、「 OK 」ボタンを 押します。今度はタイトル行が並べ替えの データ囲の先頭行 〇タイトル行⑧ 対象外になったはずです。 なお、タイトル行は色をつけるなど装飾 を施しておくと自動的にタイトル行として 「タイトル行」にチェックを入れれば、先頭行はタイト 認識されます。 ル行とみなされ、並べ替えの対象から除外されます。 並べ替え 3 番目に優先されるキー 2 結合セルを含んた並べ替えができない A セルの結合をいったん解除しそれから並べ替えを実行します 結合セルを含めて並べ替えを行おうとす ちばん上のセルにだけ入力され、残りのセ ると、エラーが表示されます。これを回避 ルは空白になってしまいます。 するには、セル結合をいったん解除しなけ 「セルを結合 ~ 」 ればなりません。 ァ をクリック 夕、 解除するには、結合セルを含むセル範囲 を選択した状態で、ツールバーの「セルを ス 角東京 で 結合して中央揃え」ボタンを押します。 セルを。 っ れで結合が解除されます。ただ、セル内の 営業成績一覧表 営業担当成約金額 データは、結合されていたセルのうち、い 田中 350 ′ ) 第京 吉田 L250.0 ) 0 1 第 3C00 : 0 鈴木 8W,CM 神奈丿 菊地 760. Cü ) 松本 4800R 結合されたセルが離れた位置に複数ある場合は、表 全体を選択してから結合を解除してください。 ルデータ 0 ウインドウヘルプ ( 印 の 1 困った 、 M ⅳ心” Excel この潮こは、同じサイズび合セルが必要です。 ヘルプの表示 0 > >

0 複数の条件でも並べ替えできる ? A できま魂「並べ替え」画面で設定します このなかから最優先する項目を選びます。 複数条件でデータを並べ替えたい場合、 そして、データ並べ替えの規則 ( 昇順また 表内のいずれかのセルをクリックして、 は降川頁 ) を指定します。 「データ」メニューから「並べ替え」を選 同様の設定を「 2 番目に優先されるキー」 びます ( ① ) 。 「 3 番目に優先されるキー」でも行います。 「並べ替え」画面が現れたら「憂先され 最後に℃ K 」ボタンを押すと、設定した るキー」の「司ボタンを押してください 順序に、テータの並びが変わります。 ( ② ) 。表の項目名がリスト表示されるので、 並べ替え条件を指定する 複数条件による並べ替えを実行する 三』カイル 0 齦表示挿入書式 0 ツール 並べ替え ~ 三 MSPI シ 1 フィ ) 集計⑧ 入力規 . ↓ ) ー 1 売上明細表 区 ) ー 2 3 リスト 4 5 6 7 8 9 並べ替え こ Microsoft Excel ー B00k1 ls 〇昇川自 ( 合 ) 日付 〇 0 2 番目に まれるキー 〇昇贈 0 売上髙 〇隆贈 ( N ) 3 番目に優先されるキー 匚ここ〕ここ : こ : を ] 〇昇川 0 川自⑥ データ範囲の先頭行 〇タイトル行⑧ 0 データ 並べ替えの条件を指定します。項目名がな い場合は、「列 A 」「列 C 」などと指定します。 1 度 を 2 ( ( 石 / 1 / 12 0 商品名売上高担当者 270. cm 高橋 - レビ 28. 0 高橋 1 月 1 5 日蔵直 360. cm 高橋 1 月 22 日羚蔵直 15. 高橋 1 月 27 日除機 190. 〔 0 ) 高橋 1 月 27 日玲蔵庫 1.160. ( 0 ) 高橋 2 月 8 日液基テレビ 168g 高橋「並べ替え」をクリック 2 月 9 日液晶テレビ 162. a:n 高橋 2 月 1 7 日蔵直 117 0 高橋 2 月 25 日蔵直 13. cm 高橋 3 月 6 日液基テレビ テレビ 235 0 3 25 表内のセルを選択して、「データ」メニューから「並べ替え」を選択 します。 条件通りに並べ替えられた 簷ヨイ -0 表示物入書式 0 ツデータ 0 ンめヘルフ MSP3y•y5 込み 0 ト 0 1 2 07 データヘースで困った こ「 0 0 E : 司一日 00k1 ls 売位 も上■ でが 付のた■ 日↓っし■ いレい士・ 同高り でよ君 偵がひ 仙高並・ 日・上に■ 当 藤橋第橋藤橋橋第橋第第橋橋藤藤橋橋第■ 佐高佐高佐高高佐高佐佐高高佐佐高高佐 ビビビビ 名ビビ 品テビ〒直機直機直直テテテテ直置直直■ テ液市掲玲掲市液工液液液・市市、・ 日日日日日日日日日日日日日日日日日■ 0 、つ ~ ぐ ) つ、 0 、 1 ー 1 ー、ー 1 ー 8 8 9 0 、 1 , 1 ′ 00 ′ 0 1 1 1 2 2 2 2 2 2 月月月月 月月月月月月月月月 2 2 2 2 月月月月・ 04 っ編つ、つ、 売上明細表

4 独自の順序に並べ替えたい A 「オプション」の「ユーザー設定リスト」に独自の並び順を登録します 札幌、仙台、東京、横浜というように と入力してください。これでリストへの登 都市名を北から順に並べたいときがありま 録が完了しました。 す。さすがの工クセルといえども、こうし 「並べ替えオプション」で指定 た並べ替えを一発で行う機能は備えていま せん。ですが、こんな工夫をすれば実行で 次に、この並び偵を適用します。 Q130 と 同様の手順で「並べ替え」画面を表示して きます。 「ツール」メニューから「オプション」画面を 「オプション」ボタンをクリックします ( ② ) 。 開き、「ユーザー設定リスト」タブをクリッ 開いた画面で「並べ替え順序の指定」欄の クします。「追加」ボタンを押して、「リスト 」をクリックし、独自に設定した並び偵 を選んで℃ K 」ボタンを押します ( ② ) 。 の項目」欄に独自の並び偵を設定したい項 目を、例えば「札幌」と入力し、「 Enter 」キ のあと、「並べ替え」画面で「 OK 」ボタンを ーを押します ( ① ) 。続いて「仙台」「東京」・・・ 押します。 0 オリジナルの並び順を登録する インターナショナル ~ に一 自動保存 ユーザー設定丿スト 表示 li_ 計簒方法編集全般穆行 グラフ ユーサー設」ストい ー物 n. ue' 地 d. Thu れ Sat ま′ y は day. *. 士“ day 東京 、 . Fetx M 4. y. 地 1 山 [ 鳳慣浜 、ぇ y F 。ト u め・ . M 第。 h 社 y ・・名古屋 リストを区も場合は、 Enter キーを押します。 リストの〕込み元 0 オプション 「ツー丿レ」メニュー→ 「オプション」→ 「ユーザー設定リスト」タブで「追加」 ボタンをクリック。「リストの項目」に 独自の並び順を設定します。 セキュリティ 色 工ラーチ 「追加」をクリック データヘースで困った 設定した並び順を 適用する 設定した並び順を 0 指定する 並べ替え贈序の指定 ( 印 札視 . 仙台 . 東京横浜 . 名古屋 . 六「 ) 「オプション」を クリック ロ大文字と小文字区別する 0 〇昇贈 0 方向 並べ替えの 0 阻 ( N ) 〇行単位 順序を選ぶ 〇列単位 ( 〇陽 0 方法 〇研なを使ラ データ囲 頭行 〇がなを使わない⑧ 「データ」メニュー→「並 0 タイト行〇デ→ べ替え」画面で、「オプ 亠区亟 プション ション」を押します。 ② 並べ替えオプション 並べ替え を区 最優先されるキー 2 番目に優 されるキー 3 番目にされるキー 「並べ替え順序の指 定」で先ほど登録し た並び順を選択し ます。 122

7 値の小さい項目はまとめて「その他」にしたい A もとの表で「その他」にまとめます 小さな四角形 ( ハンドル ) をドラッグする 円グラフなどでは、グラフの項目数が多 すぎると見にくいものです。こうした場合、 と、グラフに用いているデータの範囲を簡 小さい値のデータ項目をひとつにまとめて 単に変更できます。 「その他」にして表示するのがおすすめで では、小さい値の項目をグラフからいっ たん削除しましよう。右下にある四角形の す。 ハンドルをドラッグして、「その他」扱い 作業は、まずグラフから小さい値の項目 を削除し、次に、その削除した項目を「そ にしない大きな値を太線で囲むようにしま す ( ② ) 。すると、グラフには、太線で囲ま の他」として表上にまとめ、最後に「その れた値しか表示されなくなります。「その 他」をグラフに追加する、という流れにな 他」として取りまとめたい項目の値にの ります。 例では、「カプチーノ」から「ココア」ま データの選択範囲を変更する で ) がグラフから削除されたわけです。 グ まず、グラフのもととなる表データを編 フ フ 「その他」の値を表上でまとめる で 集します。小さい値をひとまとめにしたい 次に、表に「その他」という項目を新た っ ので、ツールバーの「降順で並べ替え」ポ に設け、「その他」にまとめる項目の値の タンをクリックして、データの並べ替えを 合計をここに算出します ( 合計の算出方法 行います ( ①、 QI 29 ) 。こうすると、小さ については Q115 を参照 ) 。合計を出した な値は下位にまとまって並びます。 ら、項目名「その他」とその合言督直のセル 次にグラフェリアをクリックすると、グ ( 3 では、 A14 と B14 ) を選択し、グラフェ ラフに用いている表の元テータの範囲がブ リアにドラッグ & ドロップします。すると ルーや紫の太線で囲まれます。この周囲の 元データの範囲を変更する 表のデータを並べ替える 、」方イル - 。表示物入の書式 0 ツールテータ 0 単 : 千 売上金額 : MS p コシ 2 840 1560 単位 : 午円 1 第 9 日 0 1 フ 20 2.840 1.9 日 0 1 .720 9 日 0 1 210 990 1 20 575 2.18 280 ロ M に " 心 0 れ「 x ぃー Book? e " 朝 0 れ 2 ) 0 商品名 0 並べえ 4 ブレンドコーヒー 5 アイスティー 「降順で並べ替え」 6 アメリカンコーヒー 7 アイスカフェラデーーー をクリック 8 フェオレ 9 カプチーノ 1 0 工スプレッソ 1 2 ロイヤルミルクティー 1 3 ココア カフまオレ 工スプレッ 1 5 数値のセルを囲む太線の角にある四角形 のハンドルをドラッグして、「その他」以外 グラフのもとになっているデータを選択して、ツールバーの にする値のみを、太線で囲むようにします。 ボタンで並べ替えを行います。 商品名 アイスカフェラテ 4 ーアイスコーヒー を」アイスティ - ーアメリカンコー一 爿工スプレッソ - 旦」カフェオレ 10 」ココア 12 ープレンドコーヒー 13 ・ロイヤルミルクティー ロイヤルミ コーヒー ルクティー 11 第 2 、 9 980 575 280 1 20 1 、 イスティ 15 第 アメ刀 コーヒー 13 第

困ったときの 機能 & 用語索引 機能 & 用語索引 ・昇順で並べ替え タイトル行 ・・ 46 ・印刷・ ・タイトル行・ ・・ 140 ・・・ 31 ・複数の条件 ・固定・ ・・ 43 , 45 , 46 タイトルバー ・ユーザー設定の追加・ ・・・ 46 ・横方向・ 置換 ・空白の削除・ ・・・ 37 入力規則 ・・・ 49 ・文字 ・・・ 37 入力の方向 ・・ 48 通貨スタイル ・・ 42 ツー ) レ / ヾー ・・・ 12 ′ 16 データ ・・・ 49 ・・ 58 ・区切り位置 ロロ ・集計・ ・・・ 153 ・抽出・ ・・・ 15 ・入力規則・ データテーフ ) レ ・・・ 34 データラへ ) レ ・・・ 24 テキストボックス ・・ 14 5 テキストファイルウイザード ・・・ 14 5 ・・・ 94 テンプレート トップテンオートフィルタ ・日付・ ・文字列・・・ ・ユーザー定義・ ・〒マーク・ セル内の文字の配置 ・インデント・ ・折り返し・ ・下詰め・ ・縮小して全体を表示・・ ・セルの中で改行 ・縦書き ・中央揃え ゼロ値を表示しない 選択 ・シート全体 ・セル・・ 相対参照 挿入 ・行・ ・図形 挿入オプション ・・・ 120 ・・・ 122 ・・・ 38 ・・・ 124 ノ、イ / ヾーリンク ・・・ 125 ・挿入・ ・・ 100 ・削除 ・・・ 127 ノヾスワード ・・・ 38 ・・・ 79 貼り付け 貼り付けオプション ・・・ 7 町 81 表示方法 ・・・ 146 ・引数 ・・・ 145 ・ウインドウの分割・ ・・・ 147 ・ウインドウ枠の固定 ・・ 98 ひな型 ・・・ 128 ファイル ・テキストファイルを開く・ フォント ・・・ 12 ・大きさ・ 名前ポックス ・太字・ 並べ替え ブック ・結合セル・・ ・・・ 120 ページ設定 ・降川頁で並べ替え ・・ 118 ・・・ 150 ・・・ 149 ・・ 26 ・・・ 103 ・・ 30 ・・・ 147 8 00 1 ~ 7- 1 っ 0 6 っ 4 っ 4 ・・・ 145 ・・・ 52 , 53 ・・ 5 乙 53 ・・・ 134

0 同じブックのシートを見比べたい A 新しいウインドウを開き、竝べて表示します 同じブックにある異なるシートを見比べ 入 カ るには、まず、「ウインドウ」メニューから 編 「新しいウインドウを開く」を選びます。次 で に Q29 で述べた方法で、ウインドウを整列 させます。すると、同じブックの同じシー つ た トが、取方のウインドウに現れます。この 状態で一方のウインドウのシート見出しを クリックして、表示するシートを切り替え てみてください。これで同じブック内にあ るシートを見比べられます。 「新しいウインドウを開く」 をクリック 並べて比較⑧ .. 表示しない旧 ) 再表示 ( . 分割 6 ) ウインドウ枠の固定 ( 日 ノ 1 売上集計表 . x ls 「新しいウインドウを開く」と 「ウインドウの整列」を組み合 わせれば、同じブックの異な るシートを見比べられます。 シートを並べて比較したい A 「ウインドウ」メニューから「 ~ と並べて比較」を選択します 複数のブックを開いている状態で、「ウィ ウインドウが並んで表示されます ( 右図 ) 。 ンドウ」メニューから「 ~ と並べて比較」 ただ、「整列」とは違って「 ~ と並べて比較」 ( 「 ~ 」には開いているブックの名前が表示 では、ふたつのシートを同時にスクロール でき、並べて見比べるのに便利です。 されます ) を選びます ( 左図 ) 。すると、 Q29 で解説した「整列」を利用したときのように、 一イル 0 0 を示物入・・式 0 ツ - ルテづ 0 仭ンプ まずは、比較した PI ン いふたつのファイ ータ 0 ウインヘルプ ( 印 新しゅインドウを聞く ルを開きます。 女性客Ⅸ医と並べ ( 比 ( 印 ヨ男竹物引、 0 3 6 6 ー 0 、 0 4 ~ ′・一 0 1 を 6 3277 ウイン 1 女性・容 6.075 1 男性客 . xls 176 ウインドウが並んで 2 女性願客 xls 52 表示されます。ふた ・ 41 ~ ダ 1.140 2 国一師 0 9 5. ( 都 「 ~ と並べて比較」をクリック ー : ■ 1 い 3 46 2 月 21 ー ~ メ 1 12 , ー つのシートを同時に スクロールできます。

120 数値が入ったセルを数えるのが面倒 109 データが入ったセルを数えるには ? 110 122 特定の条件を満たすセルを数えたい 111 123 消費税額の 1 円未満を切り捨てたい 112 124 今日の日付を表示させたい 112 125 表中の「今日」がひと目でわかれば便利 113 126 データを全角表記に揃えたい 114 127 データを半角表記に揃えたい 115 128 商品コードで商品名、単価を自動入力できる ? 116 データベースで困った 1 。 129 データを並べ替えたい 118 0 ル 130 複数の条件でも並べ替えできる ? 119 を子メ - ルアドレス タイトル行も並べ替えられてしまった ! 120 第第大女田 イル・一 月 第申第足立ユ足 第田第子 第申辭第立立 132 結合セルを含んた並べ替えができない 120 第第辭 00-0 ・ 0 イ 0 刈 -0X0 ヤ・′・““上 ま第籬第区足立 099 ・ 0 ) X) ・ OX 0 地・ - 報上 第申辭洋替州 0 ・ 0 0 積子 第第辭無川区Ⅱ 0-0-0 133 横方向の並べ替えができない 121 子 卒第・第は・第 ) ・ 0 ・ 0 1 第第 第申辭第立玄足立 0-09 第麕直子 慮第第よ戸第江戸 09 第辭田区 : 田 0 ・ 0 0 134 独自の順序に並べ替えたい 122 第申辭無川 0- 0 を龕田第大田 0 ・ 0 8-0 ) 。 0 刈 ) tørm ・・・第 第第第Ⅱ似第担炉 09 135 入力したはずのデータが見つからない 123 136 うろ覚えなので見つからない 123 「姓名」を「姓」と「名」に分けたい 124 137 「姓」と「名」をひとつのセルに入れたい 125 138 139 重複テータを洗い出せる ? 126 140 特定のデータを抽出したい 127 トップテンを選び出せる ? 128 141 142 複数の条件で絞り込むには ? 129 143 抽出後のデータも計算できる ? 130 144 表記が不揃いで抽出できない 131 145 一部のデータたけを隠せる ? 131 146 、一トを連動させておけばよかった 132 印刷で困った 133 147 印刷結果を事前に確認したい 134 148 少したけはみ出してしまった 134 149 キリのいいところで区切って印刷したい 135 150 必要な部分たけ印刷したい 136 用紙の真ん中に印刷したい 136 べ」用白ーへ - ′タ - ーツ - ト 第一す