ます。 力とい、つことになり・ます・ 仕事上でメールを使う目的は、「相手の反応を引き出すこと」だということは本章の冒 頭で述べました。 そのためには、まず「相手は誰なのか」ということを意識する必要があります。 よくやってしまいがちなのは、自分がもっている情報や知識を前提にして、詳しい説明 を省いてしまうことです。 何度も読めばなんとなく意味がわかったとしても、メールの背景にある状況や経緯の説 明がないため、どうしても電話で確認するしか方法がなくなってしまうのです。 このよ、つなメールは、処理をするのにとても時間がかかるため、後回しにされてしまい 110

N0.12 仕事メー ク 5 つのルール 読み手をリアルに意識する しくつかのハードルを越えなければなりません。 メールを相 ) 于に一んでもら、つまでには、ゝ 相手が忙しい人であればあるほど、たくさんのメールを受け取ります。できるだけ読む メールは少なくしたいと思っているはすです。それらの中から「自分のメールを読んでも ードルを越えて、さらには「アクション、してもらわなければなりません。 ら、つ」とい、つハ とい、つことは、メールを早く読んでもら、つポイントは、このハードルをいかに低くする part 4 処理能力がグンと高まる◆ムダゼロ ! 習慣。 109

ステ。プ 4 「代替手段」を探す 目的、理由がはっきりしたら、その目的を満たすために、「ほかに方法はないかーを考 えます。ポイントは、ほかの方法がフより良い方法 , でなくても構わない」ということ です。実はより良い方法を考え出そうとすると、思考が限定されてしまいます。 ここで大切なのは思考の幅を広げること、選択肢をもっことです。 複数 0 方法を比較検討することで、どれが妥当な 0 かを断できます。こうして、最終 的にはより良い方法を「選択する」ことが可能になります ポイントとしては、「同じ目的を違った手段で」やることです。 一例を挙げておきましよ、つ。 なげることができます。

N0.14 コ日、 500 通の処理」も可能 時間を決めて、一気に処理する ここで一一一一口う「読むーとはメールを処理すること全般を指します。つまり、送られてきた メールを見て、読む必要があるかどうか、返信するかどうかを判断して、最後に処理済み にするまで、書く以外のプロセス全体のことです。 今度はいかにメールをさばくかについて説明していきましよう。 まずは、「メールをいかに読むか」ということから説明します。 part 4 理能力がグンと高まる◆ムダゼロ ! 習慣。 137

添付ファイルの情報も記す 忙しいときに一番イライラするのか、本文には何も詳しいことは圭日かずに、「添付ファ イルをご確認ください」とくるやつです。 忙しい人は一日に何十通、何百通とメールを受け取ります。それらをリズムよく処理し ていかなければなりません。その中で添付ファイルを開くことはとてもハ ードルが高いの です。 ードルが高いのには 2 つの理由があります。 ①処理の流れが中断してしまう ②ファイルを開いて内容を理解しなければならない この 2 つです。 124

事例 O どんでん返し これまで一人で頑張って準備を進めてきて、やっと納得できるものが仕上がった。 「さあ、あとは OO サインをもらうだけだ」と会議に臨んだら、「これではダメだ」と、 引っくり返されてしまった。なにもわかっていないクセに : いままでの苦労が水の泡 だ。締切まで時間がないのに : どれも一見、自分以外のことが原因のような気もします。 しかし、実はそうではありません。やり方の工夫が足りないために、こういった事態に 陥ってしまうのです。 そしてこれらの事態が「やり残し」を生み出し、さらに「やり残し」が、またこういっ た事態を引き起こすという悪循環に陥ってしまうのです。 では、なぜこのような事態が起きるのか。そのメカニズムを見ていくことにしましよう。

▽「目標」の一例 ・現在の開発プロセスの問題点をリストアップして、その対策を提示する ・マーケティング調査の結果を整理して、会社の開発プロセスを決定する ・シェアアップの戦術を案考え出す このように、「具体的」な、達成できたかどうかが判定できる目標にするのです。 目的と目標が定まったら、どのように議題に沿って話を進めるのかを明示し、会議では それに従って議論を進めます。 一方、目標とはその会議の中で「やりきらなければならないことーを指します。会議の「ア ウトブット」であり、目的に近づくために、この会議では何をやらなければいけないのか を明確にしておきます。 170

事前なら「相談」、直前は「謝罪」、事後は「クレーム」 さきほど、報土ロはリアルタイム性がもっとも大切だといいました。 なぜ、それほどまでにリアルタイム性にこだわるかというと、時間が経てば経つほど、 打つ手が少なくなっていくからです。 このように明るい調子で来られると、構えずに聞けるものです。 先に挙げたメラビアンの法則の例を引くまでもなく、表現や雰囲気によって、相手の受 け入れる余地が変わります。 「できるだけ相手にストレスを与えない伝え方をする」ことがとても大切です。 part 5 この「報連相」で、毎日が快進撃 ! 163

つぎに相手に伝えたいことを端的に表現します。 ここで結論を伝えなければなりませんが、事実だけにとめておいてください。一番言い たいこと ( 要求 ) まで書いてしまうと、唐突で押しつけがましい印象を与えてしまいます。 ここでは要求の前提になる事実だけを伝えるようにします。 その後、結論 ( 事実 ) に至るまでの「背景」が続きます。 なぜ、そのような事態になったのか、どのような経緯でその結論が導き出されたのかを 説明することで事実を支えます。 そして最後に「結論 ( 要求 ) ーがきます。 ここまでのリード、結論 ( 事実 ) 、背景で、読み手はある程度、最後の結論を導き出し ているはずです。ここで要求を伝えることで唐突な印象を与えずにすみます。 この構成のどれか一つがなかったとしましよう。 122

自なかなか「返事をもらえない」ときは要注意 メールは、「読む」ことと、「書く , ことの 2 つで成り立っています。しかし、読んで、 書くだけで仕事になるでしようか。もちろんなりません。この 2 つはあくまで自分側で完 結するアクションです。成果にはなりません。 「メールはしたんだけど、なかなか返事がない : こういったことが頻繁に起きているのであれば、メールを読んでもらうための配慮が足 りないのかもしれません。 。メールの処理速度を メールをやりとりするスヒードは、仕事のスヒードに直結します アップできれば、かなりの効率化につながるのです。 ここではメールの処理をいかにスピードアップするかについて、説明していきたいと思 います。 part 4 処理能力がグンと高まる◆ムダセロ ! 習慣◆ 107