N0.14 コ日、 500 通の処理」も可能 時間を決めて、一気に処理する ここで一一一一口う「読むーとはメールを処理すること全般を指します。つまり、送られてきた メールを見て、読む必要があるかどうか、返信するかどうかを判断して、最後に処理済み にするまで、書く以外のプロセス全体のことです。 今度はいかにメールをさばくかについて説明していきましよう。 まずは、「メールをいかに読むか」ということから説明します。 part 4 理能力がグンと高まる◆ムダゼロ ! 習慣。 137

自なかなか「返事をもらえない」ときは要注意 メールは、「読む」ことと、「書く , ことの 2 つで成り立っています。しかし、読んで、 書くだけで仕事になるでしようか。もちろんなりません。この 2 つはあくまで自分側で完 結するアクションです。成果にはなりません。 「メールはしたんだけど、なかなか返事がない : こういったことが頻繁に起きているのであれば、メールを読んでもらうための配慮が足 りないのかもしれません。 。メールの処理速度を メールをやりとりするスヒードは、仕事のスヒードに直結します アップできれば、かなりの効率化につながるのです。 ここではメールの処理をいかにスピードアップするかについて、説明していきたいと思 います。 part 4 処理能力がグンと高まる◆ムダセロ ! 習慣◆ 107

また、昼のタイミングにチェックしているのは、午前中は自分の仕事に集中したいとい うことと、その日のうちになにかやらないといけないことがあれば、昼からであればほと んどの場合、間に合うからです。 3 回目が定時まえ三十分のタイミングです。それまでにきているメールを一気に処理し ます。定時後にきたメールの処理は基本的には次の日に回します。いつまでも処理をして いるとキリがありません。 定時後も残って仕事をする場合も、定時後にきたメールは次の 日に回してしまいます。メールチェックをするために残っているわけではないからです。 一日にわずか 3 回しかチェックをしていませんが、これで困ったことはありません。も 2 回目は昼休み明けです。私は昼休みはちょっとした昼寝をすること か多いので、眠気ざましにメールチェックをします。メールチェックは どちらかというと受動的な行為なので、頭を働かせはじめるのにはもっ てこいの作業です。 140

part 5 囹なせ「報連相」が大事なのか ? 当目的は「時間の節約」 : 言上司は「ブラックポックス」を嫌う・ この「報連相」で、毎日が快進撃 , 悩む時間が激減し、リズムよく仕事がデキる 囹「一日、 500 通の処理」も可能 言時間を決めて、一気に処理する 当「自動振り分け」は使わない 当フォーカスするのは「何をしてほしいのか」 : 149 146 141 137 137 142 0

part 4 囹処理スビードがアップする行動習慣・ : 当「時間ログ」をつける 言とりかかる前に「必要なもの」をそろえる 言「なせやるのか」を確認する・ き「アウトブット」をイメージしておく 圖「相手の反応」を。瞬時。に引き出すメール術 6 言仕事の速度が、みるみる変わる 言なかなか「返事をもらえない」ときは要注意・ : ・ 処理能力がグンと高まるクムダゼロ ! 習慣 大量の「業務 & メール」を一気にさはく 4 9 103 8 9 106

添付ファイルの情報も記す 忙しいときに一番イライラするのか、本文には何も詳しいことは圭日かずに、「添付ファ イルをご確認ください」とくるやつです。 忙しい人は一日に何十通、何百通とメールを受け取ります。それらをリズムよく処理し ていかなければなりません。その中で添付ファイルを開くことはとてもハ ードルが高いの です。 ードルが高いのには 2 つの理由があります。 ①処理の流れが中断してしまう ②ファイルを開いて内容を理解しなければならない この 2 つです。 124

105 処理能力を高める方法 ロ仕事を「なせやるのか」を確認する ロアウトブットを先にイメージする part 4 処理能力がグンと高まる◆ムダゼロ ! 習慣◆ ロ「いまから何をするのか」を書き込む ロ開始時刻欄に書き込む ロ各作業のまえに現在の時刻を確認する ロ「時間ログ」をつける ロ必要ないものは片づける ロ必要となるものを準備する ロスタートから完了までの手順を確認する ロ必要なものをそろえてから、とりかかる ロ必要なプロセスを書き出してもいい ロ紙の上で、アウトラインを書いてみる

の計 3 回が基本です。 午前中は生産性が最もあがる時間帯です。メールチェックに使うにはとて ももったいない時間です。オフィスに着いてからは、できるたけ重要度の高 い仕事に使いたいので、通勤時の電車でチェックします。通勤電車は混んで いて、ゆっくり本を読めないことか多いので、メ 1 ルチェックにはうってつ けの時間です。 朝はメールチェックをしないという人もいます。私も以前は朝のメールチェックはして いませんでした。しかし、ここ一年の経済情勢で、一夜あけると事態か変わってしまうと い、つことかよノ亠のり・・ました。 を使、つよ、つになったこともあり、最近は急ぎのメールかあるかど、つかたー はチェックするようにしています。ただし、朝イチで動かなければならないものがなけれ ば、何も処理はしません。 part 4 処理能力がグンと高まる◆ムダゼロ ! 習慣 . 139

「原則①仕事をスリム化する」で、まずはやることを減らします。 やることを減らして、成果につながることに力を注ぐのです。 では、「ムダな仕事をどうやって見つければいいのか」「いかにしてムダを 省くのか」について説明します。 「原則②段取りファースト」は、「考えてから動くーということです。 やみくもに動いても、「労多くして功少なし。ということになりかねません。 」では、「ダンドリの基本原則」を説明しています。具体的なダンドリの手順 についてもふれていますので、明日からでも取り組むことができるはずです。 「原則③処理能力をアップする」で処理スピードそのものをアップします。 Aß「 4 では、「仕事がはやい人は、どんな習慣をもっているのか」、特に現代の仕 事の多くの部分を占めている「メールーを活用して、業務をスピードアップしていく方法 原則⑤人間関係をつくる part 1 ◆日々のビンチ◆から解放される !

いくらメールを読むスピードをアップするといっても、一日中メールチェックをしてい るよ、つでは、、 しくら時間があっても足りません。 メールに振り回されないためには、ます新着メールのポップアップ通知を止めましょ う。人によっては五分間隔で新着確認する設定になっている人かいますが、そんなに急ぎ のメールなどほとんどないはずです。 新着ポップアップは明らかな割り込みです。自ら割り込みを発生させることはありませ ん。 スピードよくメールを処理するには、ある程度ためてから一気に処理するのがコツです。 そのためにも、メールチェックは時間を決めておこないましよう。私の場合、 ー 0 c でチェック 1 回目朝の通勤時に、 2 回目昼休み明けに、仕事モードへの切り替えをかねてチェック 3 回目定時まえ釦分に、今日中に対応するべきものがないかをチェック 138