要があるのは、「第 8 条の規定は : ハラバラになってしまいかちだからです。 ように、本文中で参照している部分のみ 分担する全員が、ひとつのスタイ” です。 シートを使って書いていれば、「見出し チームでの作業にあたって、スタイル 2 ー「見出し 3 」といった論理指定が自 シートを工夫したサンプル文書を最初に 然と統一できますので、合体もラクです。 配ってしまうと、書式の統一がとてもラ あるいは、「もっと大きな字で書きたいー クになります。あるいはスタイルシ 1 ト という人は、自分でスタイルの書式設定 設定ファイルをチームで共有するのです。を変更して作業すればいいのです。書式 十人十色といいます。分担してひとつは統合時に自動的に統一されます。 の文書を作成する場合、最後にまとめる オフィスの中には、さまざまな定形文 人が苦労するもの。ある人は見出しをゴ書が存在しています。そのそれぞれに向 シックにし、ある人は見出しに下線を引 いたスタイルシートを作っておけば、後 いている、というぐあいに、仕上かりか . の作業がとてもラクになるのです。 29 5 。 nl 仕事がはかどる PC 使いのコツ
このスタイルシートとい、つ考、ん方は、 は間違いなく、残業確定です。目を皿の ようにして見出しを探し、ひとつひとつじつはウエプページを記述する HTML 一言 = = ロと仕 . ていま、丁 をドラッグして、大きさの変更をしなく 文字列をゴシック体にしたり、大きく てはなりません。 したり、小さくしたりして、小見出しら 最初からスタイルシートをイってい ば、がらりと、、況か変わります。中見出しく見せることを「物理指定」と言いま しや小見出しをいくっ文中に使っていよす。一方、その文字列を「小見出し」と 定義するのは「論理指定」です。 うとも、ワードの「見出しスタイルの設 論理指定しておいて、そのスタイル ( 物 定」を変更するだけで済むからです。 大きさやフォントを変えたり、箇条書】理指定 ) を別設定するのが、スタイルシー トの考え方です。このやり方に置れてい きにしたり、頭に記号をつけたりといっ ると、 HTML 言語もすぐに理解できるこ たことが、ワンタッチでできます。スタ とでしよう。思想が共通しているのです。 イルシートをぜひマスターしてください 21 9n1 仕事がはかどる PC 使いのコツ
契約書では、スタイルシートの「見出 なに朝令暮改な上司がわがままを言って・し 2 」の設定を変更します。書式の変更 も、その場で変更できる便利なものです。を選び、「箇条書きと段落番号」↓「新 それだけでなく、作成する文書に応じて . しい番号書式の定義ーを設定します。こ 工夫すると、文書作成がラクになります。 こで、頭に「第」、後ろに「条」を設定す 代表例が契約書です。上司が「第 4 条ると、見出し 2 を設定するたびに、数字 と第 5 条の間に、この条文を入れろ」と も自動変更になります。 指示してきたら、思わず舌打ちしている これで作成しておくと、条文を追加し のではないでしようか。第 5 条以降の数たり削除したりした瞬間、続く数字がす 字を手で修正する必要があるからです。 べて自動的にズレます。手で変更する必 スタイルシートを共有してチーム内で書式を統一
C 〇 NTENTS ] 仕事がはかどる使いのコッ 5 備えあれは憂いなし。 O-O のトラブルに備えよう Q) バックアップを万全のものとするクラウドストレージ コレたけ覚えれば作業が一フクになるキーポード操作のコッ & 練習法 一人前の「エクセル使い」になるためのニつの攻略ポイント スタイルシートの活用で「ワードの達人」になるー ビジュアルを活かすための JPEG 活用術 データのやりとり自由自在 ! 「 OØ> 」を使いこなす スタイルシートを共有してチーム内で書式を統一 文書校閲機能でチームプレイ フリーソフトウェアの活用で単純作業をなくそう 電子メールの仕組みを知ればエ一フーにも驚かなくなる 「できる」と思わせる添付ファイルの送りかた セキュリティを意識したメールを送れば相手の信頼度も大幅アップー ハスワードをメールで送ると信頼をなくす 「情報漏洩」で新聞記事にならないための電子メールの常識 「届いた ? 」「届いてない ? 」が一目瞭然な「自分宛に 00 」ルール いつでもどこからでもネットに接続する選択肢が増えた 54 52 48 46 料 40 34 32 30 28 26 24 20 16 14 12 10 9 5 CONTENTS
スタイルシートを活用すると、同時並 校閲↓変更履歴の記録を選んで、削除 行作業を効率よくまとめられます。さらや挿入をやってみましよう。文書が変わ るのではなく、赤字が入るのがわかるで 、文書校閲機能を使うと、「気になる しよう。ただのコメントもつけられます。 ところをチェックして、戻す」という作 この機能が便利なのは、入れた赤字が 業が、ぐっとラクになります。 すべて「仮ーのものになる、ということ 手書きの時代には、赤ペンでした。い までも、部下が印刷した文書を前に、赤です。受け取った人間がそれを承諾する ペンで手を入れたりします。ワードなら、 と文書が変更され、拒否すると元のまま それを画面上でできるのです。これを校 . です。承諾も拒否もできる設計だからこ そ、チ 1 ムプレイに役立つわけです。 閲機能と言います。 文書校閲機能でチームプレイ
スタイルシートの活用で「ワードの達人」になる ! ェクセルに続いて、使いこなしたいのしたりしながら、文書を作っています。 仮にいま、上司に言われて、中見出し はワ 1 ド (Word) です。ちょっとしたマ が川個、小見出しが個ある長大な報告 ニュアルを制作したり、報告書を書いた 書を書いたとします。やっと仕上げて、 りなど、ワードも使えるソフトです。 上司に見せたところ、 ワードを上 ) 于に使、つには、スタイルシー トの活用が鍵となります。この機能は、 「ちょっと見出しの字が小さい。もう少 残念ながら日本ではほとんど用いられて ~ し大きくしてくれ。それと書体はやつば り明朝がいいねー いません。多くの人が、ともかく文字を と一言われたとしましよ、つ。、つんざりし 打ち、フォントの大きさを変えて大見出 ませんか。恨みたくなりませんか。これ しを作ったり、中見出しをゴシック体に
スタイルシートの説明 見出し 1 、見出し 2 、標準のスタイルを 23 50n 1 変更するたけで、文書全体が変わる 見出し 2 を指定 見出し 1 を指定 ・メールが届かない理由 : 標準を指定 : ・アドレスのタイプミスの場合 : メール不達の原因は、だいたい三つです。ーっはアド レスのタイプミス。 shimada さんなのに、 simada さ んと打ってしまうような場合です。「そんなユーサー は、うちにはいません」とエラーが戻ってきます。 送信側は、「 simada というユーサーは相手先にいない」 ということを知りません。ともかく、相手組織のメー ルサーバに送るしかないのです。 この仕組み、郵便と似ていますよね。住所や宛名が間 違っていたとしても、最寄りの郵便局はその真偽がわ かりませんから、ともかく送るしかない。相手先の最 寄りの郵便局が、「そんな人、ここにはいません」と 戻してくるわけです。 : ・大きすぎるメールを送った場合 : 続いて、メールに添付ファイルをつけるときによく起 きるのが、相手先のメールサーバが許可していないサ イズのメールを送った場合です。「こんなに大きいメー ルは、受け取れません」と受取拒否です。 ちなみに、どのサイズまでを受け取り、どのサイスか ら拒否するのかは、相手先サーバのポリシーによりま す。 1 OM バイトでも平気で受け取る設定もあれば、 仕事がはかどる PC 使いのコツ
ここからがクラウドの本領発揮です。とで、たしかに部や課の単位ではその通 りです。しかし、遠く離れた事業所の OneDrive for Business の特定フォルダを チームで共有すれば、協働作業をラクにチームメンバーや、組織外のチームメン ーとのコラボレーションはど、つでしょ 進められます。参考資料フォルダもその 中に作り、必要なものはどんどん共有す ( うか。出張先からの利用はどうしましょ う ? Z < にそこまで対応させるの るといいでしよ、つ。もちろん、仕事には は、基本的に無理です。やろうと思えば スタイルシートを共有し、文書校閲機能 できますが、面倒が増えるだけです。 を ) 用しましよ、つ。 クラウドはインターネット経由の利用 「クラウドでなくても、 Z<(J) があれば、 を前提としていますので、組織外のメン 同じことができる」 ーとのやりとりが容易ですし、出張先 という上司かいるかもしれません。 からも、オフィスにいるのと同じ感覚で Z < co (Network Attached Storage) は 使、つことかできます。 ネットワーク接続型ハードディスクのこ
スバム (spam) ホーメルフーズのランチョンミ "SPAM" がモンティ・パイソンの コントのネタになり、「スバム、ス バム」と執拗な繰り返しを行った ことから、迷惑メールをスバムメー ルと呼ぶようになった。ホーメル フーズは「そっちは小文字で spam と書いてくれ」と言っている ( 心が 広い ! ) 。最近は転じて、ネット上 の迷惑行為のあれこれをスバムと いうことカゞ多い。スバムメール、ス バムアプリなどである。 テザリング (Tethering) スマートフォンなどの小型コン ピュータのネット接続を利用して、 他の機器をつなぐこと。 → 55 頁 テレワーク (TeIework) ICT 機器を使い、物理的に離れた場 所をもオフィスにして働く形態のこと。 → 84 頁 ドメイン名 (Domain name) インターネットにつながる LAN を 識別するための名前で、世界で重 複がないようにできている。基本 的に先着順で、登録を仲介するレ ジストラで取得する。たとえば、 www.aa.jp だと、 aa.jp がドメイン名 で、 www は aa.jp ドメイン上の一つ のコンピュータ名である。 → 36 頁 S-5 サムネイル (Thumbnail) 元はデザイン用語で「内容がわか る縮小版」くらいの意味。頻繁に 用いられるのが写真データ処理の 分野で、中身がわかる程度の小さ い「サムネイル画像」を並べること が多い。 ンミュレーション (Simulation) 模擬試験は本番を模して行うから この名がついた。この「模擬」がシ ミュレーションである。 PC の普及 と発展による恩恵の一つが、 ExceI などで手軽に実現できるシミュ クライアント (CIient) 要求を出すコンピュータのこと。 サーバ (Server) クライアントの要求に応じてサー ピスを提供するコンピュータのこ と。インターネットはクライアント とサーバの組み合わせで処理が進 む。これをクライアント - サーバモ デルという。 (Style sheet) スタイルシート → 18 頁 レーションだ。 索引っき専門用語解説 → 20 , 28 頁 Sheet) がある。 世界にも CSS (Cascading Style 義するファイルのこと。 HTML の ゴシック」といった物理指定を定 定を施した文書に、「 12 ポイントの 「見出し 1 」「本文」などの論理指
さて、同じく上司から、「文書が長くていいでしよう。ゴシック体にしたり、文 なったから、最初に目次をつけろ」と言わ字の大きさを変えたりしても、コンピュー れたら、どうでしよう。これまた通常は、 タにはその「意味ーがわかりません。「見 残業確定です。見出しを追って、書き出し出し 2 」という論理指定をしてあれば、 ワードにも「目次の項目として拾うべき て、ページをメモしなくてはなりません。 最悪なのは、目次を作ったあと、上司もの」ということがわかるわけです。 書き直しの指示が入ったときは、作業の から文書に修正指示が入ることです。そ のたびに、ページ番号の拾いなおしです。・瀲微に ) ・・・「印医 0 更新」・をします。これで スタイ , シートを吏うでいに 1 第いド、 ( ズレたページ番号も自動的に反映されま が自動的に目次をロしだしてくま なしていれば、後出しジャンケンの得意な 参考 - 資料い印・ A 」メニューをたどり、「自 動作成の目次」のパターンを選ぶのみです。上司がいても、気にならないでしよう。ス だいごみ タイルシートは部下の強い味方なのです。 これが論理指定の醍醐味であるといっ