はじめに ExceI 関数は難しくない 「 Excel の関数を使えるようになりたい。でも何だか難し そうだ」と敬遠している人は多いのではないでしようか。 ExceI 関数は 300 種類以上あると言われ、全部覚えなけれ ばならないのかと思うと気が遠くなります。また、「関数 はアルファベットや数字、記号が並んでいて抵抗感があ る」のなら、それも「難しそう」と感じる原因でしよう。 しかし、実は思っているほど難しいものではありませ ん。たくさんある関数の中で、実際によく使うのは 30 種 類程度ですから、よく使うものだけをマスターすればよい のです。また、関数には「共通の構造」があります。これ に慣れていくと、関数で使われるアルファベットや数字、 記号への抵抗感が薄まっていきます。「よく使う関数」で 「共通の構造」を学んでいくことで、「 Excel 関数は難しく ない」と感じられるようになるのです。 手順を省略せずに徹底解説 本書は、書名にあるように、 Excel 関数の入門者向けに 書かれています。入門者の方が、関数に共通の構造を自然 と理解していきやすいように、入力時の画面を使って、操 作手順に番号を付け、丹念に解説しています。 仕事の事情で、すぐにバリバリ使いこなしたいという方 には、数多くの関数が収録されたリファレンス的な内容が 最適ですが、本書は入門者に基礎をマスターしていただく ことを優先しています。たいていの入門書では半ページで 済ませている操作手順の解説を、 1 ページに拡充してじっ 5

おわりに 本書では、 2 ~ 7 章で 30 の項目に分け、 41 種類の Excel 関数を紹介しました。構造がシンプルなもので徐々 に慣れていってもらい、最後の方は複数の関数を組み合わ せる少々大がかりなものも扱いました。地道に関数を入力 していく方法を解説しましたから、自然に「共通の構造」 が頭に入ってしまったのではないでしようか ExceI 関数は、全部で 300 種類以上あると言われていま す。本書では、その一握りしか紹介していないことになり ますが、心配はいりません。本書で学んだ「共通の構造」 を応用すれば、どんな関数でも使いこなせてしまうからで す。 本書をきっかけに、引き続き Excel 関数の使い手を目指 していただけるのなら、これ以上の喜びはありません。 257

必すお読みくたさい 本書では、以下の環境を使って、そのすべての機能を確 認して執筆しています。 OS ・ Windows 7 Home Premium Windows XP Professional SP3 ソフト : Microsoft Office Excel 2007 Microsoft Office Excel 2003 Microsoft Office Excel 2010 べータ版 本書に掲載されている情報は、 2010 年 2 月現在のもの です。ご利用時は変更されている場合もありますので、あ らかじめご了承ください。また、コンピュータソフトとい う性格上、本書はご紹介しているソフトの安全性を保証す るものではありません。本書で紹介している内容をご利用 いただく際は、すべて自己責任の原則で行ってください。 なお、本書は、 Excel の基本的な操作が一通りできる方 を対象にしております。そのため、表の作り方などの基本 的な操作については、操作手順に含めておりません。本書 の内容が難しいと思われた方は、 Excel の入門書もあわせ てお読みいただくことをお勧めします。 本書の中で記載されている氏名、会社名、住所、電話番 号等は、すべて架空のものです。実在したとしても偶然の 一致で、無関係です。 著者、ならびに講談社は、電話による質問にはいっさい お答えできません。 Mic 「 0S0 れ、 Windows 、 0 新 ce 、 ExceI は米国マイクロソフトコーポレ ーションの米国およびその他の国における登録商標です。 本書では TM 、⑨マークは明記していません。 ・カバーイラスト / 浅賀行雄 ・カバー装幀 / 芦澤泰偉・児崎雅淑

のですが、この章の使用例を通して学習できます。 7 章は、ローンの金利計算のシミュレーションに役立つ 関数を 3 種類集めています。実際のローンでは、金利の設 定などでそれぞれ複雑なことが多いですから、完全に対応 できないかもしれませんが、いろいろな機能を持っ関数が あることをおわかりいただけると思います。 付録では、関数を入力する際に関係してくる Excel の機 能や操作を紹介しています。 本書で使用している関数は、何度か登場するものを重複 させずに数えると、全部で 41 種類です。 41 種類と聞くと 少ないと感じられるかもしれませんが、これだけマスター できればほとんどの用途に使えます。種類を絞り込んでい る分、収録した関数の入力手順解説を充実させています。 セルに直接入力する方法で基礎をマスターする 関数を入力する方法は複数ありますが、本書では、セル に直接入力する方法で説明しています。必要な内容をすべ て入力するので、地道で初歩的と言えます。初歩的な分、 関数の構造や基本を意識しながら入力するので、じっくり と基礎をマスターしていけます。なお、 Excel は数年に 度新しいバージョンがリリースされ、その際に操作体系が 大きく変わることもあります。そんなときでも、ほとんど 影響を受けないのがセルに直接入力する方法です。 本書が、「 ExceI 関数を使いこなせる」ようになりたい 入門者の方にとって、少しでも助けとなることを願ってや みません。 リプロワークス 7

6 章日付と時刻の処理に役立つ関数 30 分に満たない時間の 端数を切り捨てる 労働時間を 30 分単位で切り捨てて日給を求める Excel で勤務表を作り、給与計算をすることがあります。 時給で計算するときは、「退社時刻ー出社時刻」で求めた 「労働時間」に「時給」を掛けますが、そのまま「労働時 間 x 時給」の計算を行うとどうなるでしようか。たとえば 図 A のセル F7 では、セル E7 にある労働時間の「 4 : 35 」 とセル F4 にある時給の「 1000 」を掛け算しています。し かし、 ExceI は時刻をシリアル値で数えているため、実際 には「 0.1909722 x 1000 」という計算になってしまいます。 = 曰 * F4 氏名 図 A 26 FLOOR 0 4 0 勤務表 ¥ 1 000 、刻 働時「 1 3 : 30 4 : 35 1 1 4 50 1 4 45 時刻、 日 : 55 8 : 30 9 : 1 5 曜 72 2 3 4 5 「 4 : 35 」のまま「労働時間 x 時給」を計算 6 しても、正しく給与計算できない 8 9 1 0 ExceI で正しく計算するには、 15 分が「 025 」、 30 分が 「 0.5 」となるように、 1 時間を「 1 」とする数値を使う必 要があります。 1 時間 15 分であれば「 1.25 」、 2 時間 30 分であれば「 2.5 」とします。 時給計算をするとき、多くの場合 15 分単位や 30 分単位 などの基準が決められていて、たとえば、 30 分単位だと、 0- 1 の」 4 9 ( 0 199

日動と夜動に対応するように 時間を計算する 退社時刻が午前 O 時を過ぎるときの作業時間を求める 出社時刻と退社時刻を記録して、作業時間を求めること があります。通常、「退社時刻ー出社時刻」と計算すれば 作業時間を求められますが、出社時刻が午後 10 時、退社 時刻が翌日の午前 3 時となるような午前 0 時をまたぐ「夜 勤」では正しい結果が求められません。出社時刻と退社時 刻は 24 時間表示で入力するので、「 3 : 00 ー 22 : 00 」と計算す ると、計算結果は負の数になります。 Excel は、時間の計 算結果に負の数字を表示できないので「 # # # # # # # # 」と いうエラー値が表示されます ( 図 A) 。 D4 = 04 一日 4 1 作業時間記録 2 退 時刻 3 22 ・ 00 3 : 00 5 21 : 50 320 6 9 : 50 1 日 20 7 9 図 A ィーっ」っ凵・ 4 ・ LO ( り 7 ・ 「退社時刻ー出社時刻」と計算すると、 夜勤の場合計算結果が負の数字にな るので表示できない 1 つ前の EDATE 関数でも述べましたが、 ExceI はシリ アル値を使って日付や時刻を数えています。そのため、時 刻を使って計算するときは、シリアル値を考える必要があ ります。シリアル値は、 1 日分を「 1 」と数えます。つま こでの例のように午前 0 時をまたぐ「夜勤」のとき は、退社時刻にシリアル値で 24 時間を表す 1 を足して 「退社時刻 + 1 ー出社時刻」と計算します。しかしこの計 算だけでは、午前 0 時をまたがない「日勤」のときは対応 192

関数とは何か ? Excel の関数とは、特別な機能を持つ数式のことです。 必要な値を与えると、求めたい結果を表示してくれます。 たとえば、いくつもの材料を使ってなにかの製品を作る とします。このとき、 1 つ 1 つの材料を手作業で加工した り、つなぎ合わせていくとしたら、大変な手間ですし、時 間もかかります。 もし、用意した材料を放り込むだけで、パッと完成品を はき出してくれる機械があれば、使ってみたいものです。 このような優秀な機械に相当するものが、関数と言えます ( 図 A)O 図 A 「関数」に材料を入れると完成品を出してくれる なるかを、簡単な例を使って説明しましよう。 まずは、関数を使うと Excel の操作がどのように便利に 14

6 章日付と時刻の処理に役立つ関数 セル C4 に 5 桁の数字が表示されます。これは、「シリ アル値」と呼ばれる数値です。セルの表示形式があらかじ め「日付」になっている場合を除いて、 EDATE 関数の計 算結果はシリアル値で表示されます。 Excel は日付や時間をこの「シリアル値」で数えていま す。シリアル値は、 1900 年 1 月 1 日を「 1 」として、 1 日 分を「 1 」で数えます。こで表示されている「 40224 」 は、有効期限の日付が 1900 年 1 月 1 日から数えて 40224 日目であることを意味しています。シリアル値を日付で表 示するには、セルの書式設定画面で表示形式を「日付」に 変更します。 なお、 Excel 2003 で操作した結果、シリアル値でなく 「 #VALUE! 」とエラー値が表示されることがあります。 れは、「分析ツール」がインストールされていないことを 意味します。 EDATE 関数を Excel 2003 で使う場合、「分 析ツール」をインストールする必要があります。インスト ール方法は、付録 5 ( 266 ページ ) をご覧ください。 ⑧セルの書式設定画面の表示 セルの書式設定画面を表示します。セル C4 を選択して 国 + 囮キーを押します。 04 販促サービス有効期限一覧 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 = EDAT 日日 4.1 ) 4 。 01 2351 0 0123511 0123512 0123513 01 2351 4 01 2351 5 CI 2351 6 01 2351 7 201 0 / 1 / 1 5 201 0 / 1 / 30 201 0 / 2 / 5 201 0 / 2 / 1 0 201 0 / 3 / 5 201 0 / 3 / 1 2 201 0 / 3 / 1 8 201 0 / 3 / 21 シリアル値が 表示される ⑧セル C4 を選択して、 + 囮キーを押す 189

日付・時刻とシリアル値 付録 4 日付や時刻が表示されているセルは、見た目の数字の背 後に、実際に Excel が数える数値があります。この数値の ことを「シリアル値」といいます。 シリアル値は「 1900 年 1 月 1 日」を「 1 」として 1 日分 を「 1 」で数えます。たとえば「 1900 年 2 月 1 日」は 「 1900 年 1 月 1 日」の 31 日後と数え、シリアル値は「 32 」 です ( 図 A)O 時刻は小数点以下の数値で数えます。シリアル値では 「 1 」が 1 日 = 24 時間となるので、たとえば「 12 : 00 : 00 」は 12 時間 ( 1 日の半分 ) で、シリアル値は「 0.5 」です ( 図 画面の 画面の 表示 表示 示形式 俵示形 「日付」の 「時刻」の 2 設定 表示形式 設定 , 表示形式 32 リアル値 O. 5 このように、セルに表示されている日付や時刻は、実際 に Excel が数えるシリアル値の見た目を変えたものです。 そのため、日付や時刻を使って計算するときは、シリアル 値を考える必要があります。 図 A 図 B 264

フリカナの情報を取り出す メンバー表の氏名のフリガナを別のセルに表示する メンバー表などの氏名にフリガナを付けたいことがあり ます。 Excel では入力中に「読みの情報」を記録している ので、フリガナを表示させるのは簡単です ( 図 A)O PHONET ℃ 夫 ( 1 クラブメンバー表 2 3 イタガキカツオ 島根県浜田市旭町木田 1 ー xx 97-0427 竡 ウエムラナオキ 千葉県我孫子市相島新田 3 ー xx 70 ー 1 18 村ド カサうヨシコ 東京都世田谷区砧公園 1 ー xx 1 57 ー 0075 6 笠原美 、カめタロウ 東京都練馬区大泉町 2 ー xx 78 ー 0062 7 。加藤 コニシマサオ 大阪府大阪市鶴見区 1 -xx 男 38-0053 8 けヨ , スコ 大分県豊後大野市三重町赤嶺 1 -xx 79 ー 71 1 1 重…南 ハラタキイチ 徳島県吉野川市鴨島町粟島 2 ー xx 76 ー 001 5 10 原田喜一 ヒロシマシロウ 石川県七尾市能登島佐波町 3 ー xx -021 2 1 1 広島四郎 マツナキオ 1 3 京都府舞鶴市今田 5 ー xx 24 14 松波日 辷リタタダシ 東京都あきる野市野辺 1 -xx 97 ー 08 森田正 1 3 やマカワノボル 馬県前橋市荒子町 2 ー xx 79-2106 1 4 「フリガナの表示」機能では、 10 17 氏名と同じセルに表示される フリガナの表示方法 「書式」メニュー→「フリガナ」→「表示 / 非表示」を選択 「ホーム」タブの「フォント」グループにある紀 ( ふ りがなの表示 / 非表示ボタン ) をクリック ただし、漢字と同じセルに小さく表示されます。また、 このままでは Excel 以外のソフトで使う目的で、ファイル を「テキスト ( タブ区切り ) 」などの種類で書き出すと、 フリガナの情報は消えてしまいます。「フリガナを大きく 142 図 A 2003 の場合 2007 / 2010 の場合