20 第 3 章 ( 1 ) コミュニケーションの上台として 2 . 好感獲得のためのプレゼンテー 話す目的を考える ション 入学 , 入社 , クラス替え , 人事異動 , 転職 , 地域活動の初会合 , サークルやアルバイト での出会い・ 。私たちは一生のうちで , 何回「自己紹介」をするだろうか。名前と所属 を言って「よろしくお願いします」で締める簡単なものから , 自分の趣味などにも踏み込 む本格派まで , バリエーションはいろいろあるが , いずれの場合も , 自己紹介というもの はその後の人間関係の第一歩となる重要なコミュニケーションである。 自己紹介で伝えるべきことはなにか。情報としては , 顔と名前が一致すれば十分で , 趣 味や特技 , 出身地などについて正確に覚えてもらうことはあまり重要ではない。この時点 では , むしろ「いい人だな」と思わせる , トータルな好印象こそが大切なのだ。 イベントやその他の会合で組織を代表して挨拶するような場合も , 話す内容より , 感じ よく話すことが優先されることが多い。こうした挨拶スピーチも好感獲得型プレゼンテー ションの一種である。就職活動における「面接」はどうか。面接官の心を動かし , 「採用 する」気持ちになってもらう「説得型」であるのはもちろんだが , その前提として「この 学生は素直で , 感じがよい」などの好感獲得も欠かせない。 このように見ていくと , 好感獲得のプレゼンテーションを行う場面は決して少なくない。 そして , 多くの場合 , それは後に続くコミュニケーションの大切な土台になるのである。 たった 1 分程度の自己紹介も大切なプレゼンテーションなのだということを常に意識する ようにしよう。 ( 2 ) 「好感」がなせ大切なのか 好感を獲得することが , それほど大切なことなのか。疑問に感じる人もいるかもしれな 。ここで強調しておきたいことは , 人は他人について考えるとき , 「好き」「嫌い」の フィルターをかけて判断するということである。 たとえば , 何事にも前向きで積極的な A さんという人がいたとする。あなたが A さんに 好感を持っているなら「あの人は積極的でバイタリティがある , 仕事もバリバリやりそう だ」などと評価するだろう。でも , もし嫌いだったらどうか。「あの人は出しやばり。周 りとの調和を考えないタイプだ」と評するかもしれない。逆に , 控えめな性格の人につい

0 第 11 章提示資料はインパクトが大切 世界的に有名な建築物を説明するのに , 写真がない場合だと , 聞き手はどのように感じる だろうか。いかにうまく説明しても , 右の独創的な形を思い浮かべてもらうことは不可能 である。効果的なイメージ化は言葉の限界を補い , 聞き手に強いインパクトを与えること 3 . ができるのである。 同じような枚数・色づかい・レイアウトの資料でも , センスのよさを感じさせるものと センスのよい資料とは よい。タテ・ヨコ・上下の端を合わせることによって , 整然とした印象の資料になる。 る。近年のプレゼンテーション・ソフトには「整列」機能がついているので , 活用すると また , 図形やテキストボックスなどを多用すると , 位置が微妙にずれてしまうことがあ そ , はじめて生きてくるものなのである。 を使ったりすることはよい。しかし , そうしたポイントの強調も全体に統一感があってこ 系にし , 同じ背景を使う。もちろんキーワードだけ目立つ色にしたり , 異なったフォント すべきである。全体がバラバラな印象にならないように , 全てのスライドの色トーンを同 スライドのフレームの向き , タイトルバーの色と形 , 文字の大きさなどは基本的に統一 ( 2 ) 全体トーンの統一 分けるのがよい。 複数のポイントがあると感じたら , 迷わずスライドを 1 枚増やして , 1 メッセージずつに 簡潔な短文で表わし , 以下はその主張についての詳細説明や補足データを示すようにする。 1 行目のタイトルで , そのスライドで伝えたいことを 的に複数のメッセージを入れない。 プレゼンテーションにおいても , この考え方は適用できる。 1 枚のスライドには , 原則 にくい。一文書一件は , 文書の受信者に配慮した文書作成の基本原則なのである。 いう考え方である。 2 つ以上の案件が書かれていると , その文書を受け取った方が管理し 則って行う。これは 1 枚の文書 ( ペーパー ) には , 基本的に 1 つの用件しか書かないと のっと ビジネスで文書を作成するときには , 「一文書一件主義」 ( または一件一葉主義 ) に ( 1 ) メッセージの絞り込み そうでないものがある。この分かれ目はどこにあるのか。 3 つの視点から考えてみよう。

3 . 本論 ー話の構造化ー ( 1 ) 柱をつくる 「今日はだいたいこんな感じで話そう」と臨んだプレゼンテーションは , 失敗すること が多い。「こんな感じ」ではなく , 「 A と B と C について , それぞれ 10 分ずっ話す」など細 かい点も含めて話を事前に組み立てておく必要がある。 そのためには , 図に描いてみることがお奨めである。図解しようとすると , 自分の考え ている話がどのような構成になっているのか , 整理して考えることができる 1 。この時点 で話が構造化されるのである。携帯電話の新機種を説明する場合で考えてみよう。 携帯電話新製品 A のアピール 携帯電話のアピール 機能やデザインがよくて 価格も安くて・・ 価格 ・同等機種より 機能 デザイン ・有名デザイナー ・ 50g の超軽量 ・操作性向上 の監イ 図解して整理する この携帯電話はいいですよ , と漠然とアピールするのではなく , たとえば「機能」「デ ザイン」「価格」という 3 つのポイントを柱として定め , それぞれのメリットをアピール する。聞きやすさを考慮すると , ポイント数は 3 つ程度がちょうどよく , 多くても 5 ~ 6 程度までには絞るのがよいだろう。 2 割安 ( 2 ) 構成のパターン 舌しを構成するにはいくつかのパターンがある。「わかりやすさ」が大切なので , いず れも , あまり込み入ったっくりにするのではなく , 誰にでもわかる構成にするのが基本で 代表的な「並列型」「時系列型」「対比型」について説明する。 ある。以下 , 1 ) 図解することの重要性については , 久恒啓一編著「伝えるカ』 ( すばる舎 ) などに詳しい。 一三ロ

( 2 ) 聞き手分析の手順 ①プロフィール分析 キーパーソンがいる場合は , 特にその人物について詳細に分析する。基本はプロフィー ル分析であり , 以下のような項目を確認することになる。 聞き手分析に必要な情報例 そのポジションについてどのくらい年月が経っているのかが分かれば , 氏名・年齢・性別・役職・学歴・職歴・趣味・特技・家族構成・性格・・ 現在の役職や , 聞き手にアピールすることが大切なのである。 商品や企画は受け入れられる。求めているものを掴み , その何かが確実に得られることを ている場合など , 状況はさまざまだ。聞き手が自分にとって利益になると感じれば , その きく関わってくる。安い価格で購入すると社内での得点が上がる場合 , 斬新な企画を求め も含めて探るのがニーズ分析である。キーパーソンの社内における立場などもニーズと大 聞き手が , 今回のプレゼンテーションに何を求めているか。その欲求を , 潜在的なもの ②ニーズ分析 きるだけキーパーソンの志向・性格に迫れるように心がけよう。 あまり細かいデータばかり出し過ぎると , 逆効果になりかねない。人脈などをつかい , で 。人の性格はさまざまである。イメージ重視の人に対して , 好まず前例を重視する人・・ 全体的なイメージを大切にする人 , 人と同じが嫌で斬新な企画を好む人 , 変わったことを の傾向は最終判断に大きな影響を及ばす。論理的考え方やデータの正確性を重視する人 , その人の性格について把握することも骨が折れそうだ。しかし , キーパーソンの考え方 ためには , その人に関するできるだけ多くの情報を集めておく方が有利なのである。 生活の話題に触れると , 多少は不愉快に感じるかもしれない。聞き手に合った話題を出す かもしれない。だが , たとえばキーパーソンが独身者であった場合 , 子どもの教育や家庭 趣味や特技 , 家族構成など , プライバシーにまで踏み込むことに抵抗を覚える人もいる キャリアなどを見れば , その人の専門性がどこにあるのか見極めることも可能だろう。 プレゼンテーション計画に大きく役立つ。また , 大学時代の専攻や , 社内で歩んできた

69 2 . 話すスピードと原稿・資料 ( 1 ) 「ゆっくりめ」を心がける 人が 1 分間に受信できる情報量は , 文字数に換算すると , 話す・聞くといった音声によ る情報で 300 字程度である。したがって , 1 分間話すための原稿は , 300 字程度のものを用 は話し手と聞き手に情報処理のスピード差があるからである。自分がわかっていることを スピードは , 全体にややゆっくり話すことを心がけ , 早口にならないようしよう。これ 意することが目安になる。 話す話し手と , それについてはじめて聞く聞き手 , この差は大きいのである。話し手が気 い話し方はふさわしくない。 また , スピードが速すぎると , 分よく自分のペースで進めると , がちである。聞き手に対し説得 , 説明 , 論証を目的とする伝達であるので , スピードの速 聞き手は興奮 , 緊張 , 怒りといった感情を話し手に感じ 聞き手がついていけないこともある。 いたしますのは 本日 , お話し ように , 完成原稿をあえて作らず , スピーチメモを用いるのは有効な方法である。 得力のないものはない。聞き手の方をしつかりと見て話すようにしよう。第 5 章で触れた みすることである。原稿を読み上げるプレゼンテーションほど , 聞き手にとって退屈で説 プレゼンテーション実施にあたり , 絶対にしてはならないことは , 用意した原稿を棒読 ( 2 ) 原稿の棒読みを避ける

37 第 5 章 組み立ては三段構成で この章のねらい いよいよ話しの組み立てについて検討する。与えられた時間に何と何を話すのか , どのように話し始め , どう最後を締めるのか。伝えるべき内容を精査し , 話す順序や 時間配分について計画していこう。 一般的なプレゼンテーションでは , 「導入」「本論」「結び」の三段構成にするのが よい。導入でまず聞き手の興味をひきつけ , 本論で大切な内容を補強データとともに しつかりとアピールする。結びは全体の内容を簡潔にまとめて終わる。どちらかとい えば , 「導入」 ( つかみ ) の部分を大切にし , 聞き手が疲れてくる「結び」はむしろ , さらりとまとめて , あまりしつこい感じにしない方がよいだろう。 事前に話を組み立てておくことは , プレゼンテーション成功のための必須条件であ るといえる。「話が脱線している」「よくわからない」「議論が前後した」などと言わ れないように , 論理の流れを考えて , しつかりと全体を構造化しよう。 ところで , 本番では聞き手の反応に合わせて対応することが重要である。最初の計 画にこだわり過ぎず , 予定を変えて , アドリプを入れることも時に有効だ。しかし , それは計画が不要だという意味ではない。十分に綿密な計画を立てつつ , なおかっ本 番では臨機応変に これがプレゼンテーションのコツなのである。

7 幻第 14 章 2 . 本当にプレゼント ( 呈示 ) まとめー自分自身をプレゼンする一 ( 1 ) 呈示するのはその人自身 しているものは何か 自分がプレゼンテーションを聞く立場で考えてみよう。 2 つの会社から企画のプレゼン テーションを受け , どちらか一方と契約することになっている。 A 社の企画は完璧で , 満 足のいくものだった。しかし , 発表した A 社の担当者はどうもあまり信頼がおけそうにな い。一方の B 社の企画は今一歩の出来だったが , 担当者は頼もしく感じが良かった。こち らの期待に応えてくれそうだ。さて , あなたなら A 社 , B 社のどちらと契約するか。 こうしたケースではまず間違いなく B 社が選ばれる。企画に気に入らない部分があるな ここはこのように直して」と注文を付ければよい。しかし , 「担当者のあなたが気に 入らないので , 誰かと交替して」とは言えないのが普通である。 このように考えると , プレゼンテーションというのは , 企画や商品を説明している場合 でも , 本当の意味で売り込んでいるのは , プレゼンターその人自身であることがよく理解 できる。パワーポイントで目を見はるような美しい資料を作っても , 説明する人が無声映 画時代の弁士のようになってしまっては意味がない。プレゼンテーションの主役はプレゼ ンターである。このことを改めて確認しておこう。 ( 2 ) プレゼンテーションのフォロー プレゼンテーションは一発勝負だと思っている人がいるかもしれないが , そんなことは ない。コミュニケーションや , そこから生まれる人間関係は継続的なものである。プレゼ ンテーションを一回限りのイベントと考えるのではなく , 人間関係を継続的によく保った めの一つの機会・手段と提えよう。 そういう意味では , 発表後のフォローも重要だ。営業上のプレゼンテーションならば , その後 , 少し日をおいてクライアントに挨拶に行くのが常道である。「この人とまた一緒 に仕事をしたい」「この人の話しをまた聞きたい」と思ってもらえるように , 気づかいを 忘れないようにしたい。

イ 8 第 6 章会場設営とレイアウト l. 強力な味方としての環境 プレゼンテーション会場がアメニティ (amenity, 間どりやデザイン ) として感じがよ いや く , 癒されるような緑や音楽につつまれていたなら , 聞き手は心も身体もイキイキとして , プレゼンターの実力以上のものを受け止めてくれ , 環境はプレゼンターにとって強力なサ ポートになる。また , 逆に会場設備の不備により , せつかくの準備が台無しになる可能性 もある。環境をいかに味方にし , 活用するのかという方法を知ることにより , プレゼン テーションのパワーに大きな差をつけよう。 ( 1 ) 会場の選択 使用する会場によって , プレゼンテーションは大きな制限を受ける。たとえば , プロ ジェクタ設備のない会場であれば , パソコン (PC) を使ったプレゼンテーションはでき ない。また , 聞き手に机が与えられておらず , 椅子だけの会場の場合は , メモが取りにく いので , 板書を使った発表は不適切ということになる。会場の選択は , 100% プレゼン ターの要望どおりにいくとは限らないが , できるだけ目的と成果があがる環境に整えるよ うにしたいものである。目的に応じた会場の種別と , 会場を確認するときのポイントをま とめると次のようになる。 プレゼンテーションの会場と用途 ・全ての聞き手に視覚・聴覚情報が快適に行き渡ることが最優先 【主要チェックポイント】 ・照明・空調 ・マイク・プロジェクタ ・聞き手側の座席環境やレイアウトなどにも配慮 【主要チェックポイント】 ・聞き手座席・レイアウト ・マイク・プロジェクタ 会場種別 主な用途 講演会 発表会 報告会 大会場 ンイ 会イテ 場 中 ・聞き手からの働きかけを重視し , 双方向性を十分に確保 【主要チェックポイント】 ・レイアウト・プロジェクタ・ホワイトボード 二二ロ 会商 小会場 ・聞き手座席 打ち合わせ

カ の 現 表 五ロ 第 8 マナー・態度 5 . ( 1 ) マナーがなせ大切か 社会生活を営むうえで他人に不快感を与えず , お互いに気持ちよく過ごすにはどのよう に振る舞ったらよいか。その根本の考え方をエチケット (etiquette) という。そしてその ェチケットを実現するための具体的な振る舞いや作法がマナー (manner) である。 プレゼンテーションの場合 , 貴重な時間を割いて自分の話しを聞いてくれる感謝の気持 ちで接することがエチケットであり , その感謝の気持ちを具体的に表わすマナーが求めら れる。以下の 5 点は基本マナーとして特に重要である。 具体的な ①はじめと終わりに言葉で聞き手に感謝の意を示す。 ふるまい , 作法 ②簡潔で感じのよい丁寧語を基本に , 敬語表現に気 をつけて話す。 ③原則的に常に聞き手の方を向き , 背中を見せない。 ④最後の挨拶の後 , 深々とお辞儀をする。 ⑤進行に気を配り , 聞き手にとって無駄と思われる 時間を作らない。 マナーそのものが大切なのではない。マナーのレベルで聞き手に「あれ ? 」と思わせた ら , せつかくの素晴らしい内容やプレゼンターの個性や魅力に行き着く前にダメの烙印を 押されてしまう可能性があるということである。これは , あらゆるビジネスコミュニケー ションに共通する。 ( 2 ) 誠意を態度で示す プレゼンテーションのマナーはフランス料理の食べ方のような厳密なものではない。作 法の点から少々問題があっても , プレゼンターの一生懸命さが伝われば , それほど悪い印 象にはならない場合もある。あまり細かい点に神経質になる必要はないかもしれない。 話し手の態度として聞き手の印象に残るものは , 総合的なその人の全体的様相である。 これは外見だけで保証されるものではなく , 結局はプレゼンターの心がけの問題に帰する ことになる。きびきびと落ち着き , 礼儀正しく , 明るくさわやかであること , などを全体 にわたって心がけることが , 好印象にたどりつく近道である。 マナー 工チケット 根本の考え方

53 最善を尽くすのがプレゼンターの責務である。 は必ずしも理想どおりの条件が得られるとは限らない。そのような制約のある環境の中で プレゼンテーションの環境はどうあるべきかを会場・設備の面から見てきたが , 現実に 2 . 空間をプロデュースする 合って , プレゼンテーションの環境をプロデュースしなければならない。 することが大切である。そのためにはプレゼンターはもちろん , 関係者全員で知恵を出し しかもプレゼンテーションを聞くことで , 何らかのプラスを得たと感じてもらえる工夫を 一方 , プレゼンテーションを成功に導くためには , 聴衆・参加者が楽しく , 居心地良く , ( 1 ) 演 プレゼンテー 出 ションの効果をあげるためには , 会場や設備を最大限に活用し , 聴衆を単 なる聞き手から参加者へと変革させることを目指すとよい。演劇と同じである。演劇では 舞台に立派な大道具・小道具があり , 音響は , 場面に合わせて大きくなったり , 静かな BGM になったりする。また , 輝かしいスターにはスポットライトが当たり , 後姿には寂 しげなライトが尾を引いたように消えていく。このようなことが観客を酔わせ , ファンを っくる。 プレゼンテーションにおいてのスターは , もちろんプレゼンターである。プレゼンター が輝くためには , 演劇のように会場を盛り上げる仕掛けが必要である。どんな時に , どの ような音を出すのか。マイクのボリュームはどのくらいが心地よいか。会場のどのあたり みば に立っと一番見栄えがするのか。どこにどれくらいの休憩を入れるのか。どのタイミング でライトダウンをするのか。まさに , 演出的工夫である。 演出で重要なことは , ます , 山場のつくり方である。これは聞き手の人々の特性とプレ ゼンテーション全体の時間にも関係するが , およそ 15 分ごとに一度 , 山場をつくっておく と , 話しにメリハリが出る。そのうえで聞き手の反応を見ながら , たとえば , 実習的に聞 き手を参加させたり , 聞き手のひとりに問い掛けをしたり , あるいは聞き手のそば近くに 寄って実物を見せて説明したりする。動くプレゼンターである。これを実行するためにも , プレゼンテーションは l()— 15 分で一つのまとまりにしておく。そうすることで聞き手の反 応やその場に合わせて , フレキシプルに内容を変更することができ , 聞き手は自分のニ ズに合わせてくれたと好感をもって受け止める。実は好評を得るプレゼンテーションとは ,