工クセル 3 のつの機能で 仕事のスビードを加速する デスクワークを テク二ック 奥谷隆一 9 7 8 4 4 9 5 5 8 7 71 0 旧 BN978-4-495-58771-0 C2036 \ 1500E 定価 ( 本体 1 , 500 円 + 税 ) 工クセル 58771 著者略歴 奥谷隆一 ( おくたにりゆういち ) 1970 年生まれ。京都市出身。神戸大学経済学部 卒業後、大手コンサルティングファームに入社。ク ライアント先の外資系企業で、工クセルを利用し たシステムを構築・運用するプロジェクトに従事し てから、現在まで約 20 年間工クセルを活用して業 務の効率化を推進。 その後、外資系ソフトウェアベンダー、医薬系企業、 システム・インテグレータ等、さまざまな業種・規 模の企業で人事部門の管理職を歴任。職場だけで なく、プログやメールマガジンを通じて、「エクセ ラー」として実務で効率的に工クセルを使う方法 をアドバイスしてきた経験を持つ。現在、ネット系 の上場企業で人事部長を務める。 日本オラクル株式会社在職時に設計・導入した 「 401k を活用したペンションプラン」は、当時の 先進事例として、講演やテレビ・雑誌などのマスコ ミにも取り上げられた。 「りう」のハンドルネームで運営するプログ「 The Road to EXCELER ~ 工クセラーへの道 ~ 」は知 る人そ知る優良プログとして好評を博している。 http://ameblo.jp/exceler/ 3 ェクセルの 3 つの機能でデスクワークを ・仕事のスビードを加速する 3 倍効率化するテクニック たった 3 つの機能が、仕事を飛躍的に加 速する ! VLOOKUP 関数、ビボットテーブル、 ″使い捨てマクロ″ これらは決して上級者向けの機能ではあ りません。ふだん工クセルを使っている 人なら誰でも活用できます。 営業、人事、生産管理など、あらゆる職 種で活用できる 3 つの機能がデスクワー クの生産性をアップします 1 9 2 2 0 5 6 01 5 0 0 5 いつも手作業でやっている仕事を という間に終わらせる ! 奥谷隆一著 サンプルケースは ダウンロードできます DownIoad 同文舘出版 同文舘出版

著者略歴 奥谷隆一 ( おくたにりゅういち ) 1970 年生まれ。京都市出身。神戸大学経済学部卒業後、大手コンサルティングファ ームに入社。クライアント先の外資系企業で、工クセルを利用したシステムを構築・ 運用するプロジェクトに従事してから、現在まで約 20 年間工クセルを活用して業務の 効率化を推進。 その後、外資系ソフトウェアベンダー、医薬系企業、システム・インテグレータ等、 さまざまな業種・規模の企業で人事部門の管理職を歴任。職場だけでなく、プログや メールマガジンを通じて、「エクセラー」として実務で効率的に工クセルを使う方法を アドバイスしてきた経験を持つ。現在、ネット系の上場企業で人事部長を務める。 日本オラクル株式会社在職時に設計・導入した「 401k を活用したヘンションプラン」は、 当時の先進事例として、講演やテレビ・雑誌などのマスコミにも取り上げられた。 「りう」のハンドルネームで運営するプログ「 TheRoadtoEXCELER ~ 工クセラーへ の道 ~ 」は知る人ぞ知る優良プログとして好評を博している。 http://ameblo.jp/exceler/ 工クセルの 3 つの機能で仕事のスピードを加速する デスクワークを 3 倍効率化するテクニック 平成 22 年 2 月 1 0 日初版発行 平成 23 年 1 1 月 1 日 4 刷発行 OR. Okutani 発行所 発行者 著者 印刷 / 製本 . 三美印刷 Printed in Japan 2010 旧 BN978-4-495-58771 -O 振替 OOI OO -8-42935 http://www.dobunkan.co.jp 電話営業 03 ( 3294 ) 1 801 編集 03 ( 3294 ) 1803 東京都千代田区神田神保町 1 -41 〒 101 -0051 同文舘出版株式会社 中島治久 奥谷隆一

0 章 マウスひとつでさまざまな角度から 簡単にデータ分析 ! 「ビポットテーカ切の活用法 ビボットテーブルとは 「基本的な使い方」と「お作法」をお教えします こんなときに使おう 思考の整理・典型的なシチュエーション これでマスター 月別・営業所別・担当者別売上をまとめる 4 ピボットテーブルの 2 つの応用 1 2 3 ⑤章 ー連の作業をあっという間に バッケージ化 ! 「使い捨てマクロ」の活用法 ″使い捨てマクロ″とは 「基本的な使い方」と「お作法」をお教えします 068 075 076 098

実例をひとつご紹介したいと思います。 私が過去に、経営コンサルタントをしていたときの話ですが、 仕事の一環で、ある企業に出向いてェクセルでデータ集計の仕 組みをつくることになりました。その中で、複数のファイルの データをリンク式でつないで別の集計表に持ってくるという式 を組んでいたのですが、ある日、リンク元のファイルが変更さ れてしまったために、集計表のリンク式を修正する必要が出て きました。 当時、私は工クセル初心者で、リンク式を修正するには、 [ 編集 (E)] → [ リンクの設定 (K)) からの一連の流れでやる ものだと思っていましたので、それが使えないときは式を一つ ひとつ手で変更していました。 それを見ていたプロジェクトメンバーの一人が、「奥谷さん、 そんなやり方をしていたら日が暮れますよ ! 」といって、意外 な方法でリンク式を一気に修正してみせました。 こで、その方法を少しご紹介しましよう。 たとえば、あなたはある会社の営業企画グループのメンバー で、各営業グループの人員数と売上のデータを集計する業務を 担当しているとします。 そこで、【図 1 】のような集計表を作成して運用することに しました。この集計表は、各売上データと人数データを、それ ぞれのグループが管理しているバラバラの工クセルファイルか らリンク式で持ってきています。 ①章あなたは工クセルで、こんな非効率なことをしていませんか ? 017

5 個人が工クセルをどのように使 っているかは誰にもわからない しかも、各社員が工クセルをどういうふうに使っているかは 誰にもわかりません。上司も、できた資料についてはあれこれ 注文をつけますが、工クセルをどう使ってその資料をつくった のかまでは、よっほど何か問題がない限りいちいち口をはさみ ません。なぜなら、上司の一番の関心は「結果」であり、「プ ロセス」までかまっていられないからです。 ーーに工クセル初心者が本当の意味でェクセルを使えるよ うになるための " 壁 " が存在します。うまい使い方をしても特 に直接評価されない工クセルは、そこそこ適当に使えるように しておいて、どんどんやってくる目の前の「プロセス」業務を 日々時間をかけてこなしてしまうのです。 この非効率の放置は、積み重なると、はかにできません。た とえ 1 日 1 時間の作業だったとしても、日々のルーチン業務で あれば、 1 ヶ月間に ( 営業日数が月 20 日として ) 1 時間 x 20 日 = 20 時間 ( x 社員数 ) もの時間を使っていることになりま す。ちょっと立ち止まって工クセルの使い方を工夫すれば、本 当は 1 日 10 分で、しかも、より正確に、より楽にできる作業 かも知れません。ひょっとしてひょっとすると、 1 日 1 分でで きてしまう作業なのかもしれません。 214

( 2 ) 文字データを集め直し、別表として自由に表示させる ピポットテープルの使い方を知っている人でも、文字データ を集め直して別表にするという使い方をしている人はあまりい ません。ふだんの業務の中では、管理職だけピックアップして 表示したり、大阪営業所の成績トップ 10 だけをピックアップ して表示したり、といった処理をすることが多いと思います。 こういった、特定条件を満たすデータだけを取り出して表記 するには、たいてい「オートフィルタ」を使用されていること でしよう。しかし、「オートフィルタ」では、データリストの 中の不要な項目までいっしょに表示されてしまったり、項目の 順序を入れ替えて表示できなかったりするので、レポート用に わざわざ別フォームを作成して、そこに手作業でコピペする方 法をとられているケースも、多々見受けられます。 そういう場合は、ビポットテーブルで文字データを集め直し ましよう。ここでは、先ほど例示した、【図 29 】の「採用面接 管理表」から、ピポットテープルを用いて、上司へのレポート 用に、入社が確定した人だけのリストを表示する ( 【図 32 】参 照 ) 手順をご紹介します。 0 章マウスひとつでさまざまな角度から簡単にデータ分析 ! 「ヒ。ボットテーフル」の活用法 105

表にあっという間に変わります ②文字データを集め直して別表に表示する たとえば、【図 30 】から、上司へのレポート用に、入社が確 定した人だけのリストを表示することができます ( 【図 32 】 ) 。 0 に第癶ー「「ー 0 「ー 0 0 ー「 0 住 10 竈ー 10 【図 32 】 E 0 G F H たかはしきよし 42 男 0 ながわひでみ 24 女 2 / 4 / 1 01 ー東京一人事高橋潔 289 / 6 / 1 6 国一福岡ー経営企画皆川英美 週次レポート用のフォーマットを新たに作成して、毎週そこ に手で転記して情報をアップデートしていたとしたら、すぐに ピポットテープルに変更しましよう。一度つくると、次からは ワンクリックで同じものが作成できます ( 後ほど詳細を説明し ます ) 。 3 これでマスター 月別・営業所別・担当者別売上をまとめる ( 1 ) ますはビポットテーブルを作成してみよう 【図 33 】は、各営業所の営業担当者の月別売上を入力したデ 076

小さな細胞が集まってできています。この小さな細胞がすべて 健康であれば、それが集まった人間本体も健康なはすです。 どんなに大きな会社組織であっても、小さな単位に分解され た仕事と、一人ひとりの社員でできています。社員一人ひとり が、自分でコントロール可能な各々の担当業務をできる限り楽 にこなせるように工夫すれば、それが集まった企業体の活動は、 より楽にまわるようになるに違いありません。 会社の業務は「結果」と 3 「プロセス」とに分けられる いい結果はいいプロセスから さて、担当業務といってもさまざまです。営業の外回りもあ れば内勤の事務処理もあることでしよう。まず何に着目すれば よいでしようか あなたが担当している「業務」は、会社にとって欠かすことの できない重要なものです。しかし、そういった「業務」も、必 ず「結果」と、その結果を生み出すために必要な「プロセス」 とに分けることができます 新規のお客さまを獲得する、という結果を生み出すためには、 潜在顧客リストを整理して可能性の高い顧客を複数抽出後、顧 ②章まとめデスクワークの生産性を考える 客ごとに対応策を練る、というプロセスが必要です。また、お 211

【図 51 】 営業所大、担当得无 A : 電器 計 / 売上 △、 加藤真ニ 6 き ) 4 ( 30 ) Ⅸ れ 0 刈 0 山口貴男 但木由紀子 4 月 名罰 - ・ - 但本由紀子 - ・ - 凵ロ資男 - △ - 加藤真 : - 毎月下落傾向 5 月 但木由紀子さんと、山口貴男さんに状況をヒアリングしてみ た方がよさそうですね。 このようにして、今度はアシタ商会について確認してみたり、 名古屋営業所について調べてみたりと、ピボットグラフを使え ば、縦軸、横軸を入れ替えながら、さまざまな角度から動的に グラフ分析ができるのです。 4 ビポットテーカレの 2 つの応用 ( 1 ) 2 つのシート間の差分を見つける これは、 IF 関数と VLOOKUP 関数、 098 そして MATCH 関数

「合計 / 売上」を選択し、すべて「 OK 」をクリックしてくださ 0 【図 46 】 ダブルクリック A : 電器加藤真ニ 5 6 7 8 9 0 1 500R 4800 ) ) 5100R 1 第 124.80 3190 ) ) 222 工 0 ) 250C0 〕 786 〔 186 朝ー 1 , 85 59 今 0 ) 〕 4720R 1 .4070 ) ) 4020R 5 ,OCO 5C00 ) ) 1 80 0 1 1 2 0 ) ) も 7470 ) ) 6220R 417 工 ( 0 1 1 CLCJ 521 〔 287C0 〕 1 石 4 ノ C03 289 0 〕 749 ( 員 ) 1 54d 員 ) 2750 ) ) 66 名前 ( 阯第をここ : 匚 : : : ここコ 0 なし⑩ 大値 OK キ 表丁、、⑧ 詳報 0 し イ商電 ロ 古 大名 1- 1 1 貫 - ィー 1 4 ー 1 ・ 1 1 2 ウ」つ」内こウ 0 」 2 っ編凵っ凵っ凵っ 7 3 - レイアウト ( … ド不サトテププルフィブルド詳編オプション ペ , ージフィールドオプション トガテン自表示 , べ替えオプシ釤 イテムをドラッグして並べ替える ) ) 〇わ旧 0 オン 表示但上位 使用するフィ 使用するフィー井ド 0 宮所 ケービ ナゴヤ 山田商店 キャンセル OK 0R0 : 0 6220 ) ) 1 第 9720R 250. 180. 〔 ( 7200 : 1 424 ( ( 275 31 9 CCO 07 日 633080 1788g0 3649 4 営業所の表示順序が、上から、名古屋→大阪の順に変わった と思います。これは、名古屋営業所トータルの売上 ( 17 , 038 千 円 ) が、大阪営業所トータルの売上 ( 19 , 458 千円 ) より小さい ので、昇順に並び替えられた結果、このようになった、という ことです。 台計プ ; 発上ゑを霧当 0 章マウスひとつでさまざまな角度から簡単にデータ分析 ! 「ピボットテーフル」の活用法 093