統合マネジメントシステムのつくり方―ISO/9001ISO 14001/OHSAS 18001

キーフレーズ

ISO マネジメント システム OHSAS 規格 及び 労働安全衛生 要求 事項 品質マネジメントシステム 14001 製品 管理 環境 プロセス TMS 9001 文書 統合 環境マネジメントシステム マニュアル 18001 規定 組織 品質 2000 必要 内部監査 手順 記録 レビュー 処置 設計 顧客 不適合 監視 測定 1996 目標 実施 改善 計画 審査 コミュニケーション IS01 教育訓練 目的 09001 関連 方針 場合 開発 継続的 経営者 責任 製作所 運用 妥当性 顧客満足 1999 情報 維持 結果 実現 管理責任者 法規制 40000 監査 適合 プログラム 影響 経営 従業員 含む 経営資源 予防 側面 制定 能力 検査 確実 2001 内容 対応 インブット 是正 辰巳 業務 品質マネジメント 改定 できる 明確 購買 PDCA 企業 行う 示す 求め 確認 評価

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いに相反してマネジメントの邪魔になることさえある . 文書をつくるとそれで 安心してしまう ISO 事務局もいるようだ . あくまでも文書はツールであって , 目的ではない . 主客転倒がないようにすることが肝要である . ということで , 統合マネジメントシステムに見合うような , 上記の目的に 合った統合された文書が必要となってくるが , それ以上の文書が求められてい る訳ではない . これが第一義であり , 審査員に迎合して文書をつくることなど は厳に戒められなければならない . ( 2 ) 文書体系について ISO 規格に基づくマネジメントシステムの文書体系については , よく図 4.3 の ような形で示される . ISO 9001 にも ISO 14001 規格にも出てこないが , よく使 統一 われる . 旧 ISO 10013 「品質マニュアル作成の指針」に文書 A(Manual) , B マ 0 (procedure) , C (work lnstruction) として示されていたものを日本では一次文 0 メ 書 , 二次文書 , 三次文書と読み替えて用いるケースが多かったからである . 0 ン 1 その区分を , 記録を含めて概説する . ト ン ス 0 ム つ 4 の 第 4 章 一次文書 ニ次文書 三次文書 記 録 図 4.3 マネジメントシステム文書 4.4 統合マネジメントシステムを構築するうえでの留意事項 131

一次文書 : マニュアルなど , 社内文書では一番上位の基本文書 . ニ次文書 : 組織全体に適用されるような共通的文書で , マネジメントシ ステムの運用に関する手順や基準を与える中核的文書 . よく , 規定 , 規程などと呼ばれる . ・三次文書 : ある部門内の業務・テーマについて , そのやり方や判断基準 などを示した文書 . 作業標準 , 作業基準書などと呼ばれるこ とが多い . 個別の業務 , または期間限定の作業指示書なども 一般にはこれに含まれる . ・己 録 : 活動の事実 , 結果を記述したもので , 活動に伴って増加する . 文書は必要に応じて改訂されるが , 記録は改訂されない . これが統合マネジメントシステムになるとどうなるかであるが , よく図 4.4 のように示される . 一見適切であるようだが , 実際の現場における業務・作業 を熟考してみると , 若干問題点が見えてくる . 現場などで使用する三次文書についてであるが , 品質 , 環境 , 労働安全衛生 などの固有の手順書を別々に何冊ももって日常業務・作業を行うなどというこ とは考えられない . 現場では , できるだけ 1 つの三次文書に必要な関連事項を すべて包含させ , その文書を見さえすれば品質 , 環境及び安全のすべてをカ バーできるようにするのが適切である . つまり図 4.4 が , マネジメントシステ 品質 環境 安全 情報 固有マネジメント部分 共通マネジメント部分 図 4.4 統合マネジメントシステムにおける文書体系図例 132

ムの非共通部分を別々に文書化するようなイメージを与えるとすると , これは必 ずしも適切ではないであろう . ( 株 ) ディー・エヌ・ピー・ファシリティサービスの 大月社長も , 以前からご自分の経験上同様なことを述べている ( 第 5 章参照 ) . 各組織がつくる文書体系については以下の点を考慮するとよいであろう . 一次文書すなわちマニュアルは統合マネジメントシステム対応とし基本的に は 1 つ , 二次文書では共通的なものは共通文書として , また共通化が無理なも のについては品質 , 環境及び労働安全衛生など別々に対応する規定類をつくり , この組み合わせで対応する . 一方 , 三次文書はなるべくすべてを取り込んだも のとしてつくり , 1 つの文書 ( 基準書など ) を見れば必要なことがわかるような ものと位置づけるのが好ましい . これらの文書体系の芯棒となるのは ISO など のマネジメントシステム規格であろう . これをまとめると独楽のような体系図が得られることになる ( 図 4.5 ) . ISO マネジメントシステム規格 第 4 章 Ø 0 9 0 01 / ー (D 0 14 0 01 の 統合マネジメントシステムのつくり方 統合 一次文書 環境影響評価 規定 リスクアセス メント規定 ア製品検査規定 ュ 書 準 マ 基 ト設計・開発規定務 ン 業 メ 種 ジ 各 ネ内部監査規定 マ 文書管理規定 方針管理規定 二次文書 三次文書 図 4.5 統合マネジメントシステムの文書体系 ( 3 ) 文書化に対する配慮 文書をつくるからには , 必ずそれを守って運用してもらえるようにしなけれ 4.4 統合マネジメントシステムを構築するうえでの留意事項 133