ー基礎編 5 8 宀 込みに移る。聞き手はどんなことにこだわりがあり , 何を知りたいのか , 自分は何を伝え たいのか , 何を説得したいのかなどを考えよう。たとえば , ペットとして大を飼いたい人 に向かって , 猫がどんなに賢く , 飼いやすいかなどをいくら一生懸命提案しても , 話は聞 いてもらえない。また , どの大にするかを決めたい人に対して , 大の品種や習性 , 特徴な 聞き手は理解しにくく , どの大にするか決め ど , 相手の聞きたい内容が不足していては , かねることになる。聞き手のニーズと自 伝えたいメッセージを明確にするための準備 分の伝える内容が一致し理解されること で聞き手に何らかの影響を与えることが ① 目的の明確化 できて , 初めてプレゼンテーションの目 ② 聞き手のニーズの分析 的を達成したといえる。 ③ 理解しやすい内容の構成 3 . 内容の構成 聞き手についての分析ができ , 何について話すかその目的が明確になれば , 次の段階は , それをどう話すか , つまり , 筋道を立ててわかりやすく理解してもらえるように , 話す内 容の構成を考えることである。この作業をすることによって , 限られた時間の中で , 話し 手にとっては自分の伝えたいことが整理でき , 聞き手には話された内容がわかりやすく , 全体像が把握しやすいというメリットがある。 全体の構成としては , 一般的に序論 (lntroduction) ・本論 (Body) ・結論 (Conclusion) の 3 部構成が基本である。 序論はプレゼンテーションの導入部である。これから何を伝えるのか , 伝える内容の背 景 , 意義 , ポイントなどを簡単に述べる。本論は , プレゼンテーションの中核をなすもの プレゼンテーションの構成 本論 ( 80 % ) 伝えたい内容を順番に その裏付けとともに話す 結論 ( 5 ~ 10 % ) 舌した内容を要約し , 結果を提示する 序論 ( 1 0 ~ 1 5 % ) 何を伝えるのか , その内容の背景 , 意義 , ポイントを話す 一三ロ 宀

第 4 章 column 内容の構成 相手を説得するときには , その理由や具体的な事例を挙げて話すと効果的であ る。その一つに【 PREP 法】といわれるものがある。 POINT ( 要点 ) REASON ( 理由 ) EXAMPLE ( 具体例 ) POINT ( 要約 ) 最初に言いたい結論を話す その結論にいたる理由を話す 理由に対する事例 , 具体例を挙げる 最後に自分の言いたいポイントを繰り返し話す では , 簡単な例をあげてみよう。 約束の時間より , 余裕を持って現地に着いておこう うことができた て家を出たので , 遅刻せずに心を落ち着けて面接に挑み , 内定をもら 就職面接の日 , 信号の故障で電車が 15 分遅れた。しかし , 余裕を持っ 相手に迷惑をかけたり , 自分の信用をなくしたりするからだ 天候や事故で交通機関に支障がおきて , 約束の時間に相手に会えず , 約束時間より早目に現地に行っておくべきだ その他に【 S DS 法】という構成方法もある。 Summary ( 要約 ) Details ( 詳細 ) Summary ( 全体 ) いずれの場合も , これから何を話すかを要約して概要を話す 具体例などを入れて詳細に話す もう一度 , 何を話したかを要約する TPO を考えて使い分けるとよい。

第 4 章内容の構成ー で , 伝えたい内容を事実や , 数値 , 事例などをもとに筋道立てて具体的に話していく。結 論はまとめにあたる。話した内容を要約し , 序論で示した意義について , 最終的な結果を 提示する。 ( 1 ) 序論の役割 聞き手のいないプレゼンテーションはない。聞き手が聞いてくれて初めてプレゼンテー ションは成立する。序論の役割は , 聞き手に「よし , 聞いてみよう」という意欲を起こさ せるために , そのテーマとともに , これから話そうとする内容が聞き手にとっていかに大 切かを知らせ , 聞こうという意欲をもってもらい , 話の方向を指し示すことである。 序論で話すことは , まず , これから話す内容について聞き手に興味・関心を起こしても らうための背景情報を紹介する。つぎに , 何について話すのか ( テーマ ) , なぜこのテー マを取り上げたか ( 問題提起 , 理由づけ ) , 話の主旨 ( 目的とゴール , 項目の順序 ) とす すめていく。場合によっては , 最初に結論を簡潔に話すことによって , 聞き手の理解を促 すこともある。 ( 2 ) 本論の役割 本論の役割は , 序論で示した内容を具体的なデータや事例などを根拠にし , 筋道を立て て詳しく提示していくことである。ます , 話したいポイントとなる項目をキー・ポイント ( 大 項目 ) として示し , それを支えるサプ・ポイント ( 中項目 ) についてデータや事実 , 事例 など ( 小項目 ) を挙げて話す。その際 , 推論や俗説などは聞き手に誤解を与え , 誤った結 果に導く恐れがあるので , 提示する場合には注意しなければならない。そして , どの項目 から順番に話せば , 聞き手にわかりやすく理解されやすいかをしつかり吟味する必要があ る。また , 内容を詰め込みすぎて , 伝えたいポイントがすれないように気をつけなければ ならない。 舌す順番は , 伝えたい内容によってその重要度や時系列 ( 過去・現在・未来 ) , 因果関係 ( 原 因結果 ) などを考慮し並べる方法がある。 ( 3 ) 結論の役割 結論はプレゼンテーション全体の要約である。序論や本論で示した目的や意義 , 問題な 5 9 一三ロ

2 0 ー基礎編 するようになってしまった。特にビジネスパーソンの場合 , 社内外において人前で話すこ とや人の話を傾聴することは避けて通れなくなっている。プレゼンテーション能力は当然 に求められる , ビジネススキルとして定着しているのである。 C 0 ー u m n 仕事上の話し方 , 職場でのコミュニケーションについて , アンケート調査をし た結果の中に興味深い内容があるので紹介する。自由記入欄に , 話し方の悩みや 知りたいことについて , 赤裸々に本音が書かれていたのである。次のコメントを 参照してほしい。 ・苦手意識がある人とどう話したらいいか ・相手が自分のことをどう思っているのか気になる ・話しているうちに何を話したかったのか分からなくなる 話しやすいと思われる人になりたい ・人前で緊張せずにうまく話したい ・誤解されていないか不安だ ・間のつなぎ方が分からない ・とっさにどう切り返したらいいのか・・ 「仕事上の話し方 , 職場でのコミュニケーションについてアンケート」 ヤフー・リサーチ : 全国の 2 0 歳 ~ 3 0 歳代のビジネスパーソン 5 0 0 人を対象 上記のコメントにあるような , 現代社会におけるビジネスパーソンが抱えるコ ミュニケーションで気にしていることや悩みについて , その解決法や答えを学校 では教わった記憶はない。 言い換えると , これらは状況判断力 , 情報解釈カ , 自己表現力に関する悩みや 疑問 , 自信のなさの表出であり , すべてコミュニケーション能力に関する事柄で ある。 ( 出典 : 日経ビジネスアソシェ特別編集「実践仕事ができる人の話し方」日経 BP 社 , 2006 )

第 4 章内容の構成ー ス実務」の授業について , 2 番目に大好きなクラブ活動 , 最後にボランティア活動につい て話すこととする。 つぎの作業は , それぞれのキー・ポイントについて , どのような切り口で話すかを考え , 実例や根拠などをまじえ , 具体的に話していこう。例えば , キー・ポイント 1 : 「ビジネ ス実務」という科目については , ①なぜこの科目を受講したか , ②その科目でどのような ことを学んだか , ③この科目が将来どのようにかかわるかなど , ① ~ ③がサプ・ポイント (SP) となる。同様に , キー・ポイント 2 や 3 についてもそれぞれの切り口を考え , ① ~ ③程度のサプ・ポイントを挙げて詳しく話す。キー・ポイントやサプ・ポイントの数は与 えられた時間によって調整する必要がある。 序論では , 挨拶のあと , 聞き手の関心を促すために , テーマに関連した話をしたり , あ るいは , はじめに結論を話すと聞き手の関心が得やすいこともある。この場合結論として , 本論をまとめる過程で「ビジネス実務」の授業中での電話応対などのロールプレイング演 習 , クラブ活動でのイ中間とのやり取り , ボランティア活動での聴衆とのかかわりなどの経 験を通して , 人とコミュニケーションすることは仕事をする上での基本であり , どんな職 業に就いても大切であることに気がついた。そこで , この自己 PR に「人とのコミュニケ ーションは仕事の基本」というサプ・タイトルを付けた。これは , 学生生活で力を入れた ことを話すことで得た伝えたいメッセージであり , 結論にもつながる。 結論では , 本論で伝えた三つのキー・ポイントを要約し , 一番伝えたいメッセージを再 度強調する。 舌題選び 舌題の絞り込み 一三ロ - 三ロ 受講科目 0 人との コミュニケーションは 仕事の基本 クラブ活動

ー基礎編 6 0 伝えたいことを強調 ( 4 ) つなぎの言葉 し , 再度確認する。 どを簡潔に整理し , 聞き手にどのような行動をしてもらいたいのか , ージの骨組みができる。この場合 , はじめに , ビジネスコースで開講されている「ビジネ ( キー・ポイント ) 。本論で話すキー・ポイントをしつかり押えておくと , 伝えたいメッセ 話したいことを「受講科目」 , 「クラブ活動」および「ボランティア活動」に決めたとする 学生生活で力を入れていることを中心に話すこととしよう。いくつか挙げたポイントから , はじめに , 話したいことをいくつか挙げてみる。ここでは , 将来の就職面接も考慮して , からはじめよう。 ます , あなた自身の何を話すのか ( 話題 ) を考え , 伝えたい内容のポイントを絞る作業 では , ゼミナールなどのクラスで自己 PR をする場合の構成について考えてみよう。 えられた時間を有効に活用できる。 割合で作成する。この作業によって , 再度 , 伝えたい内容 , わかりやすさを確認でき , 与 る。発表時間を考えながら , 序論で全体の 10 ~ 15 % , 本論で 80 % , 結論で 5 ~ 10 % の 伝えたい内容が決まれば , 話す順番に従って発表のための全体のアウトラインを作成す 4 . アウトラインの作成 伝えたい内容を漏らすことなく , 訴えたいことが明確になるというメリットがある。 らの言葉を用いることは , 話し手にとっても伝えたい内容を重複することなく整理でき , 聞いたことを頭の中で整理しやすくなる。つまり , 聞き手の理解を促すことになる。これ るというサインの言葉を用いる。それによって , 聞き手は話を聞く準備ができ , これまで 次のキー・ポイントに移る場合 , 次の話題へ移行する前に先の話題との関連や中締めをす 序論から本論 , そして結論に移る場合 , また , 本論の中でも最初のキー・ポイントから つの点について」「気をつけていただきたいことは」などがつなぎの言葉に当たる。 「はじめに」「つぎに」「話は変わりますが」「ここまでが〇〇についての話です」「以上 3 確にする。プレゼンテーションでそれらを表したい場合は , つなぎの言葉を用いるとよい。 どには段落の区切りをする。それによって , 文章の前後の関連や伝えたい内容を読者に明 文章では視点や観点あるいは話題を変える場合 , さらに , 特に何かを強調したい場合な

基礎編 5 2 ④ スピード ( 話す速さ ) 舌の速度は , 話す場面や相手によって変わる。若者同士であれば多少早ロでも理解でき るであろうが , 高齢者や子どもには比較的ゆっくり丁寧に話す方がよい。ただ早ロすぎて はついていけなくなり , 遅すぎると相手をイライラさせてしまう。また , 難しい内容や相 手を説得する場合などは特にゆっくりと , 漫才やスポーツ放送などを話すときは軽快にテ ンポよく話す方がそれらしく聞こえる。一般的には 1 分間に 300 ~ 350 字程度が聞きやす い速度といわれている。いすれにしても聞き手によく理解できるスピードで話すことが基 本である。 ⑤チェンジ・オプ・ペース ( 緩急自在 ) チェンジ・オプ・ペースは緩急自在である。イントネーションやプロミネンス , ポーズ , スピードをその場の状況に合わせて自在におりまぜながら表現する , 総合した技術のこと である。例えば野球でピッチャーが , ストレート , カープ , スライダーなどの球種やポー ルの速度を相手のバッターに合わせて投げ分けるというようなイメージである。チェンジ・ オプ・ペースの技術が身につくと , メリハリのある生き生きとした話し方ができるように なる。 以上のような話し方の五つの基本技術を身につけ , 聞き手をひきつける話し方をするこ とでプレゼンテーションを成功へと導こう。 二二ロ 4 . バーバル表現とノンバーバル表現 プレゼンテーションを行うには , その目的に沿って言いたい事や考えていることを表現 していかなければならない。表現のための技術には , バーバルとノンバーバルがある。そ れぞれ言語と非言語と言い換えることができるが , 表現技術を磨くためにはその両方が大 切である。 会話や文字など言語によるコミュニケーションをバーバル・コミュニケーションといい , 話し手の表情や態度 , 服装や身だしなみ , そしてボディーランゲージとしてのジェスチャ ーや身振り手振り , 聞き手との視線のやりとりやアイコンタクトなどの非言語によるコミ ュニケーションをノンバーバル・コミュニケーションという。聞き手を納得させるにはこ のノンバーバル・コミュニケーションを効果的に活用して表現することが大切である。 二一口

5 6 ー基礎編 のためには , 原稿内容を読みながら話すのではなく , 自分の言葉で話すことが大切である。 相手が一人なら , やわらかな視線を合わせ , 優しさや落ち着き , 信頼感を与えるように する。大勢の時には , 心持ちしつかりと目を合わせるようにすると印象に残りやすい。話 の大事な場面では , 伝わっているかどうかを確認するように相手の目を見て , 適度の相槌 を打つ。 ① アイコンタクトの 2 つの手法 「 Look , smile, Talk の原則」 まず最後列の一人を Look ( 見て ) , Smile ( 笑顔 ) で , 第一声を Talk ( 話し ) 始める。 声が最後列まで届いているかを確認し , 話し始めたら最後列から前の方に左右交互にジ グザグに , 一人ずつ話しかけるように視線を移していく。 Z 型や S 字型が一般的である が , 中心から左右へとまんべんなく視線を送るようにするのも効果的である。こうする ことで , 聞き手一人ひとりを大事にしながら全員に話しかけているように感じさせるこ とができる。 ⅱ . 「 One Sentence, One person の原則」 文章の One sentence ( 一段落 ) を話す間は One person ( 一人 ) を見ておくという原 則である。聞き手が多人数でも , 一対一で話しているかのようにすることを特に One on Communication という。アイコンタクトを小刻みに行うと落ち着きなく見えるので , ワンセンテンス分もしくは時間にすると約 3 ~ 4 秒ほどは一人の人に視線を止め , それ から次の聞き手に視線を移すようにするとよい。 会場にはうなずきながら一生懸命聞いている聞き手が必ずいる。そうした人に向かって アイコンタクトをとると , 話し手と聞き手に一体感が生まれる。また , 決定権をもってい るようなキーマンに多めにアイコンタクトをとることも有効である。 いすれにしても , 緊張したり自信がなかったりすると , つい落ち着きなく目を動かして しまうので , 目を泳がせないようにしよう。「目を泳がす」とは , 聞き手の目を見ず , 天 井や壁に視線を向けてしまうことである。そうならないためにもしつかりと準備をしてお と非言語がお互いに重なり合い影響し合って聞き手にイン プレゼンテーションは , に 1 ロロ パクトを与えるものである。

5 7 第 4 章 内容の構成 l. 目的の明確化 私たちは , しばしば , あれもこれもと話したくなることがある。それは , 話し手の自己 満足であり , 聞き手には「この人は一体何が言いたいの ? 」と思わせるだけで , 理解でき ない結果となってしまう。プレゼンテーションには時間の制約もあり , 内容を絞り込み , 簡潔 , 明快に話すことが大切である。 プレゼンテーションは聞き手に何らかの働きかけをする。したがって , 何のためにプレ ゼンテーションをするのか , その目的を明確にし , 目指すゴールは何かを事前にはっきり させておく必要がある。目的は , 大きく次のような分類ができる。 a . b . c . d . e . 聞き手に情報を伝達し , 認知を求める 聞き手に説明 , 理解を求める 聞き手を説得し , 納得してもらう 聞き手に行動を促す 聞き手を楽しませ , リラックスしてもらう 目的は一つとは限らないこともある。たとえば , 新商品を説明し , その商品を買っても らいたいという場合もある。つまり , 説明し行動を促すということである。いすれにせよ , 目的を明らかにすることによって , その目的を達成するために何を伝えるべきか , それを どのように話すかを検討することが大切である。 目的やゴールが設定されれば , 2 . 伝えたいメッセージの明確化 テーマに沿った内容の選択と伝えたいメッセージの絞り

6 6 基礎編 第 5 章 情報の収集と整理 1. 情報収集の基本 ( 1 ) 情報収集の必要性 あることがらや用語について , 相手に説明する場合を想定してみよう。ます , その事柄 や用語について自分自身がしつかり理解していなければならないし , 相手から質問があっ た際には十分な対応ができなければならない。また , 自分のプランを相手に説明 ( 説得 ) しようとする場合には , 「独りよがり」や「思い込み」ではないことをデータ等によって きちんと示さなければならない。プランの独自性を際立たせるためには , 関連事項につい て十分な検討がなされていなければならないだろう。 いすれの場合にも , 適切 , 広範 , かっ正確な情報収集が必要となる。また , 当たり前の ように使っている「情報」という言葉は , 広辞苑 ( 第五版 ) によると「①あることがらに ついてのしらせ , ②判断を下したり行動を起したりするために必要な , 種々の媒体を介し ての知識」となっている。つまり , プレゼンテーション以前の段階においても , さまざま な企画・立案をするにあたって , そのアイディアの源となる知識は , 日頃の情報収集によ って蓄えられたものにほかならない。 ( 2 ) 客観情報と主観情報 客観情報は , その情報に間違いがない限り , 誰が扱っても同じ内容になる情報である。 各種スポーツの記録とか , 国政調査のデータ , 科学実験で得られたデータなどが典型的な ものだが , このほかに , この世の中に実際に起こった事実を知らせるニュースも客観情報 ということができる。さらに , 客観情報から必然的に導き出すことができる結論もまた , 客観情報である。例えば , 国政調査のデータから「日本では高齢化が進んでいる」という